SFAの必要性

ここまで、SFAの導入メリットや活用法などについてご紹介してきましたが、SFAについて知るほどに、そして、実際に導入して活用するほどに、SFAは欠かせない存在になるでしょう。

今回は、企業や経営層・営業業部門の管理職者・現場の営業担当者それぞれの立場にとって「なぜSFAが必要なのか？」という観点から、SFAの重要性に迫ります。

そもそも、なぜ企業にとってSFAが必要なのでしょうか？
改めて、SFAとは企業の営業活動を支援するシステムのことで、「営業支援システム」や「営業支援ツール」とも呼ばれます。

SFAを活用することで、顧客情報や各案件の進捗状況、営業担当者の行動といった営業活動に関連する情報を一元管理した上で、営業部門内や社内全体に手間なくリアルタイムに共有できたり、受注予測や売上予測といった将来の推測ができたりします。また、スケジュール管理やレポート出力も可能です。

SFAは営業関連情報の社内共有をスムーズにしたり、営業活動を効率化したりしてくれるツールであり、営業活動を行っている企業にとっては欠かせないものといえます。

SFAの必要性を、もう少し詳細に見ていきましょう。
ここからは、SFAを利用する立場の違いから、「現場の営業担当者」「営業部門の管理職者」「経営層」の各視点から解説いたします。

現場の営業担当者は、営業業務の効率化を図るために、SFA上で日々の営業活動を記録し、情報をSFAに集約して管理する必要があります。

営業スケジュールや顧客情報の確認を効率よく行うため

SFA上に顧客情報（企業名、担当名、連絡先など）や、案件ごとの進捗状況、顧客への提案資料、営業担当者自身のスケジュールなどを集約しておくことで、確認したいことがあればいつでも、社内のPCからでも外出先のスマホからでもどこからでもアクセスして、情報を参照することができるようになります。

このため、営業関連の情報を確認するために、外出先から会社へ連絡して誰かに尋ねたり、帰社したりする必要がなくなります。

日報の作成・提出を効率化するため

日々の日報作成は、営業担当者のルーティンワークの一つです。毎日のことなので、少しでも効率よく業務を行うことで、「ちりも積もれば…」で、無駄な時間を大きく削減することにつながります。

SFAには日報作成機能を搭載したものも多く、SFA上で必要な項目を選択したり入力したりしていけば日報が完成するようになっています。紙やExcelなどでの作成に比べ、日報作成を省力化できます。

作成した日報は、そのままSFA上で管理職者へ送信することも可能です。

上司や同僚への情報共有をスムーズに行うため

時々刻々と変化する案件ごとの進捗状況や、営業活動のスケジュールなど、営業活動では日々、たくさんの情報が生まれます。これらの多くは上司への報告が求められるものですが、「上司に尋ねられてから答える」というフローでは、管理職者と営業担当者の双方にとって都合の良い時間にしか報告できなかったり、声をかけられたタイミングで営業担当者側の報告準備が整っていなかったりと、どちらにとっても非効率的です。

SFAがあれば、管理職者に都合の良いタイミングでアクセスし、情報を確認できます。営業担当者側では、上司への報告のために時間をさかずに済み、その分、顧客への提案内容のブラッシュアップなど、より重要な業務に当てられます。

また、SFAを活用すれば、上司だけでなく営業事務の担当者など、同僚への情報共有もスムーズに行えます。

異動や離職の際の引き継ぎをスムーズにするため

他部門から営業部門への人事異動、営業部門内での担当商材の変更、営業担当者の退職など、異動や離職があった際に、それまでの営業活動に関する情報をSFA上に蓄積しておくことで、後任者への引き継ぎがしやすくなります。

担当を引き継ぐ顧客や案件に関する詳細情報を営業活動に活かすことはもちろん、商材ごとの営業活動のベストプラクティスを踏襲することで、異動直後から良い営業成績を出すことも期待できます。

営業部門において部下をマネジメントする管理職者にとっても、SFAはなくてはならない存在です。

個々の営業担当者の活動を管理し、各案件の進捗状況を確認してパイプラインを管理して、コンスタントに受注が上がるようにコントロールしたり、受注率の高い営業担当者の活動を分析して横展開することで、組織全体の業務の質を底上げしたり営業業務の属人化を防止したりするためです。

パイプラインを管理するため

各営業案件の問い合わせからヒアリング、初回訪問、再訪、提案、合意、契約までの一連の流れをプロセスごとに管理することで、営業部門全体での案件の動きや傾向を掴むことが可能です。さらに、案件化率や受注率を確認して、受注予測を立てたり、営業方法の改善につなげたりもできます。

SFAなしでパイプライン管理を行おうとすれば、Excelなどを利用することになりますが、複数人での同時編集に向いていなかったり、データ量が増えると動作が遅くなったりという欠点があります。
効率よく精度の高いパイプライン管理を行うなら、SFAが必要です。

営業担当者の活動を把握するため

営業部門の管理職者が部下のマネジメントを行うためには、個々の営業担当者の日々の活動を把握する必要があります。
特に、成績が芳しくない営業担当者の行動を改善したり、トラブルが起きそうな予兆を早期に見つけて対処したりするためには、リアルタイムで「各担当者の行動」と「各案件の進捗状況」の両方を得る必要があります。
そのためにはSFAが最適で、逆にSFA以外での実現は困難です。

営業活動を標準化するため

さまざまな業務の中でも営業職は個々の裁量に活動が任される部分が大きく、属人化しやすい職種です。属人化にはさまざまなデメリットがありますが、なかでも営業部門にとってマイナスなのは、営業成績が良くない営業担当者の行動を放置して、部門全体の評価を下げてしまうことでしょう。

SFAがあれば、各営業担当者の行動を把握できるため、成績が良い営業担当者たちのベストプラクティスを標準的な活動として横展開できます。すべての営業担当者が基準に沿った活動を行うように教育することで、営業部門全体での売上向上につながります。

書類・資料作成を効率化するため

営業部門内での定例ミーティングから経営層との会議まで、報告の場では営業数値を記載した資料が必要になります。しかし、たとえ定型のレポートだとしても、最新の数値を確認して集計したり記載したりする作業には手間がかかります。

SFAがあれば、営業に関する最新のデータが揃っているばかりか、レポート出力機能が付いており、簡単に資料を作成することができます。よく使う項目はテンプレート化して登録することで、より省力化が可能です。

新人教育を効率化するため

新卒者や中途採用者など、新人が営業部門に入れば、研修を実施しなくてはなりません。ビジネスマナーや商材知識、ロールプレイング、営業同行など、さまざまな研修を通して新人に自社の営業職として必要な知識・スキルを身に付けてもらう必要があります。

なかでも、最も実践的で効果的な内容を教育できるのが、トップセールスマンの活動を横展開することです。つまり、トップセールスマンの営業活動をSFA上で可視化し、お手本として新人に叩き込むのです。自社の営業担当者としての成功パターンを研修素材とすることで、入社直後から良い成績を出せる効果が期待できます。

人事考課の根拠とするため

管理職者は、四半期ごとや半期ごと、年度ごとなど、期末に各営業担当者の評価を行う必要があります。人事考課は、給与・賞与にも影響を与えるため、公正で公平な評価が求められます。仮に、部下から「人事考課が公正・公平でない」と捉えられてしまえば、社内的にも問題になりますし、離職の要因にもなりかねません。
そこで、SFA上に蓄積されたデータをもとに人事考課を実施します。客観的な根拠であるデータに基づくことで、公正さ、公平さを担保できます。

また、評価の際は、結果だけでなく、プロセスを評価する必要もあるでしょう。SFAには、各営業担当者の行動記録も残っているため、成果だけに偏らない評価が可能になります。

最後に、経営層にとってのSFAの必要性を確認していきましょう。
経営層にとって営業活動やその成果、関連データを分析することは、経営判断をする上で非常に重要な要素となります。営業関連のデータが集約されているSFAは、経営層にとっても必須のアイテムといえるでしょう。

売上予測を立てるため

SFAのデータ分析機能を活用することで、簡単に精度の高い売上予測が可能です。
売上予測は、事業の拡大・縮小の判断や、資金調達のための事業計画などに役立てられます。
小売業を営む企業であれば、売上予測を在庫管理に活用することもできます。

経営戦略に活かすため

SFAのデータ分析機能は、売上予測以外にもさまざまな分析、予測に活かせます。
たとえば、業界や市場の動向を予測したり、売上が良かった要因、逆に悪かった要因を分析したりといったことが可能です。
こうした分析結果は、次の商品戦略、販売戦略などに活用できます。

営業部門の管理職者の人事評価の根拠とするため

「人事考課の根拠とするため」で出てきたように、営業部門の管理職者は、現場の営業担当者を評価する必要がありますが、経営層は、その営業部門の管理職者を評価しなければなりません。

営業部門の管理職者の人事考課を行う際も、SFA上に蓄積されたデータを根拠とした公正・公平な評価を下すことができます。各案件のどのような局面で、どのような指示を出したのか、それがどのような結果につながったのかをSFAで確認することで、売上や受注率・数といった営業成績と併せて、プロセスの評価につなげることが可能です。

ご紹介してきたように、SFAは営業担当者・営業部門の管理職者・経営層と、営業に関わる立場の異なる誰にとっても必要性の高いツールです。

SFA活用を、データを軸として見た場合、営業に関するデータを蓄積し、これを分析して活用するという2段階があります。SFAの活用のためには、まず、日々、データを蓄積する作業が必要になるため、現場の営業担当者が積極的に情報を入力したくなるような仕組みづくりも重要です。