SFAで営業プロセスを見える化しよう！得られるメリットも紹介

SFAを導入・活用することでさまざまメリットが得られることは、ここまでのコラムで何度かお伝えしてきました。

ただ、これらのメリットを手にするには、日々、現場で営業メンバーが情報を入力し、データを蓄積していくことが前提となります。いかに現場にSFAの導入メリットに共感してもらい、情報入力に協力してもらえるかがSFA導入の成否の分かれ目となるのです。

今回は、“営業プロセスの見える化”を切り口にSFAの導入メリットをご紹介します。
SFAを活用して営業プロセスを見える化することで、営業活動をどのように向上できるのか、見ていきましょう。

営業プロセスは、見える化することでさまざまなメリットが得られるため、見える化すべきです。
なかでも、営業組織に欠かせない利点として次の3点が挙げられます。

各営業担当者のスケジュールを共有するため

見込客や顧客から問い合わせが入った際に代理のメンバーが返答したり、営業部門での会議をセッティングしたりするために、各営業担当者のスケジュールを全社や営業部門内で共有しておく必要があります。

ホワイトボードなどで共有するというアナログな方法もありますが、メールやビジネスチャット、会議予約システムといったデジタルツールを使ってシームレスにスケジュール情報を活用するには、SFAのスケジュール機能を活用するのがベターです。

各営業担当者の活動を改善するため

日々、オフィスで顔を合わせて働いていても、個々の業務を可視化するには、デジタルツールを使わなければ困難です。ましてや、コロナ禍でテレワークが進み訪問の多い営業担当者であれば、メンバーそれぞれの活動を管理職者が把握することは難しいでしょう。

仮に、管理職者が「このメンバーはいつも忙しそうにしている」「それに引き換え、このメンバーはいつも暇そうだ」などの印象を持っていたとしても、それが必ずしも効果的な営業活動に結びついているとは限りません。なかには、無駄な活動に時間を割いているがために、時間に追われているメンバーもいるかもしれません。

そこで、活動を最適化するために、各営業担当者の営業プロセスを見える化する必要があるのです。

パイプライン管理を行うため

パイプライン管理とは、初回のアポイント獲得から受注までの一連の営業プロセスをパイプに見立て、各営業プロセスの案件数を管理し、分析・改善することです。

パイプライン管理を行うことで、各案件で受注するためにボトルネックになっているポイントが浮き彫りになります。これを改善することで受注率アップを目指せます。

パイプライン管理を行うためには、1件ずつのステータスを見える化する必要があります。極論をいえば、紙ベースでも可能ですが、これをより効率よく行うためには、営業業務の生産性向上に特化したSFAの導入・活用がマストです。

前章でお伝えした内容をまとめると、SFAを活用すれば、営業プロセスを見える化できるということになります。

SFAには、顧客管理や案件管理、行動管理、予実管理、商談管理などの機能が備わっており、これらの機能を使って営業活動に関するさまざまな指標やデータを記録・管理・分析することができます。

また、SFAによって記録されたデータは、営業組織全体で共有することができるため、営業メンバー間の情報共有や連携がスムーズになります。また、管理者やマネージャーもリアルタイムで営業メンバーの行動や成果を把握・評価することができます。

SFAに蓄積されたデータを元に、売上予測や予算配分なども可能になります。

SFAで営業プロセスを見える化することで、「営業プロセスを見える化する理由・必要性」でご紹介した以外にも、次の3つのメリットがあります。

営業担当者や管理職者が案件の進捗状況を把握できる

自身で担当している案件であっても、多数の案件を抱えていれば全てについて詳細を把握したり、全体のパイプラインの傾向などを掴むことは難しくなってきます。
営業メンバーをまとめる管理職者についても、同様のことがいえます。

SFAで営業プロセスを見える化することで、1件ずつの進捗状況はもちろん、自分が保有する案件全体、営業組織全体のパイプライン管理や受注予測などが可能になります。
このため、進捗状況が悪いことに一早く気づき、対策を取ることができます。

受注に関するデータ分析ができる

SFAには、営業プロセスを見える化する機能やデータ分析機能があります。

データを数字として見ると一目では状況を把握しにくいですが、グラフ化するなどして見える化することで、現在の課題が瞬時にわかることもあります。

さらに、データ分析機能を活用すれば、日次、月次、年次での商品ごとの売上を自動で集計してくれたり、売上が上がったり下がったしした要因を推測してくれたりします。

こうした見える化機能やデータ分析機能を活用することで営業活動の改善が見込めます。

ベストプラクティスの横展開ができる

SFAには、日々、入力された営業情報から、ベストプラクティスを自動的に判別して、共有できる機能を搭載しているものもあります。

もし、そうした機能が付いていなくても、成績の良い営業担当者の営業プロセスをSFAの日報機能や案件管理機能で可視化し、さらに分析を加えることでベストプラクティスが見えてきます。これを営業組織内のメンバーに共有し、お手本として真似してもらうことで標準化できます。

営業成績の振るわないメンバーを含め、営業組織全体の営業レベルの底上げにつながるでしょう。

各営業担当者の評価ができる

客観的で公平な評価が求められる人事評価。各営業担当者の人事評価は、受注数・受注金額といった営業成績が基準となりますが、結果だけでなく行動量などのプロセスも評価したいところです。

その際、各営業担当者の活動が可視化されていなければ、管理職者の主観で判断されることになり、公正・公平な評価とかけ離れてしまいます。

また、管理職者の上長がSFAを活用することで、管理職者の評価も行えます。SFA上には各営業案件において、どんな場面で管理職者がどのような指示を出し、結果がどうなったのか、記録が残っているためです。

自社の営業組織の良い部分を伸ばすためにも悪い部分を改善するためにも、まずは、営業の実態を把握する必要があります。そのためにはまず、営業プロセスを可視化する必要があります。

SFAを活用すれば、日々の営業担当者のスケジュールや活動内容、各案件の進捗状況や組織全体のボトルネック、売上予測など、さまざまな要素を見える化することが可能です。

SFAの導入を成功させるためにも、上でご紹介したような見える化のメリットを現場の営業メンバーに共有し、日々の情報入力を継続することで最終的には売上が上がるのだと理解してもらいましょう。