SFAのさまざまな導入目的

2000年代以降、日本でも浸透し始めたSFA。今や、国産・海外産を合わせて数十種類もが提供されるようになりました。それぞれに特長や機能が異なり、ユーザー各社の目的に合ったSFAを選ぶことができる環境が整っています。

これからSFAを初めて導入しようという企業様にとって気になることの一つが、すでに導入済みの他社が、どのような目的をもって導入したのかという点ではないでしょうか。

このページでは、SFAのさまざまな導入目的についてご紹介いたします。

SFAの最終的な導入目的は「売上利益の向上」

改めてSFAとは、Sales Force Automationの頭文字を取ったもので、営業活動を支援するシステムのことです。「営業支援システム」「営業支援ツール」などと呼ばれることもあり、営業活動の中で発生する情報を逐次、入力していくことで、データを蓄積、一元管理し、組織内での情報共有や分析などに役立てます。
また、SFAが備える機能によって、営業活動の自動化や効率化も可能です。

こうしたSFAの特長や機能は、営業活動の業務効率化や生産性向上を行うことで、売上の向上・コスト削減を実現し、最終的に売上利益を向上するためにあります。

SFAの基本については、下記のページをご覧ください。

SFAとは

営業活動の生産性・効率性の向上につなげるためのSFA導入目的

SFAの最終目的が「売上利益の向上」にあるとお伝えしましたが、その最終ゴールに行き着くまでのプロセス上に課題を抱えている組織においては、SFAでこれを解消することも可能です。

たとえば、「個々の営業担当者の活動がブラックボックス化している」「営業関連の情報を営業部門や全社で共有したい」「営業担当者ごとに成績にバラつきがあり、底上げしたい」といった目的に対しても、SFAは応えてくれるのです。

ここで、多くの企業が掲げる代表的なSFAの導入目的をご紹介いたします。

日報作成や顧客情報の確認などを効率化するため

営業担当者の主業務は、顧客への提案です。このため、これに派生する業務はできるだけ省力化・効率化し、提案のためのリサーチや資料作成などに時間と労力をかけたいものです。

SFAには、テンプレートに沿って項目を選択し、テキストを入力することで日報作成を省力化してくれる機能が搭載されていたり、社外からもスマートフォンやタブレット端末からアクセスして、登録した顧客の情報を確認できる仕様になっていたりするため、営業担当者がこなさなければならない主業務以外のこまごまとした作業を効率化できます。

営業活動を可視化して管理するため

すべての営業担当者が、受注数・受注率を上げるために最も効率の良い方法で業務を行っていれば問題ないのですが、なかなかそうはいきません。そこで、管理職者がそれぞれの営業担当者の活動をチェックして軌道修正する必要があります。

しかし、各営業担当者の行動を可視化することはなかなか難しいもの。タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールなどを導入するか、SFAを活用するくらいしか方法がありません。
SFAに入力されたデータを元に、営業担当者ごとの分析を行うことで、「アポが全然取れていない」「初訪から再訪へ進む割合が極端に少ない」といった個々の課題が見えてきます。

単に受注数だけを見ていると見えてこないこともあります。たとえば、一見、営業成績の良い営業担当者であっても、よくよくデータを紐解いていくと、受注するまでにかかる平均日数よりも長いことが判明するかもしれません。これは、原因を突き止め、改善すべき事項でしょう。

また、営業部門内全体を分析することで、「アポが何件、初訪が何件、再訪が何件、提案中が何件、次回クロージングが何件」という具合に、パイプライン管理が可能になり、受注予測や営業方法の改善などにつなげることができます。

SFAのスケジュール管理機能を活用して個々の営業担当者の日次・週次・月次のスケジュールを可視化することで、営業部門内や社内に共有しやすくなり、従業員同士での連絡のやり取りを効率化することも可能です。

教育コストを軽減するため

新卒や中途で採用した営業人材への教育方法は、企業によって異なります。OJTが中心のところもあれば、業界知識や商材知識、競合情報などを座学でみっちり研修するところまで、さまざまです。先輩社員を顧客に見立てて会話をシミュレーションするロープレ（ロールプレイング）に力を入れているところも多いでしょう。

いずれの方針を取っている企業も、こうした教育を実施するのは、自力で受注できる力を付けるためです。ただ、この目的のためなら、いくらでも時間と手間をかけられるかといえば、限度があります。現実問題として、かけられるコストが決まっているという理由もありますが、費用対効果の良い方法を選ぶ必要があるためです。極端な話、時間や手間をかけて育成した人材も、退職してしまえばそれ以上コストを回収することはできなくなります。

そこで、自社の営業人材を最も効率よく育成する方法として、SFAを活用してトップセールスの営業担当者の行動や提案資料などを教材として活用する方法をおすすめします。
トップセールスのナレッジを横展開すれば、新たに入社した営業人材だけでなく、既存社員の中で営業成績が振るわない担当者への再教育にも活用できます。
また、このナレッジを標準として浸透させることで、属人化の解消にもつながります。

営業データを一元管理するため

SFAを導入していない場合、営業に関するデータの一元管理を行うことが困難です。各営業担当者や管理職者のローカル環境にデータが分散してしまうほか、同じデータでも更新されたりされなかったりします。

営業部門だけでなく、カスタマーサポート部門など他部門でも顧客情報を重複して保有していた場合は、新旧のデータが社内に混在することになり、どのデータが最新で正しいものなのかがわからなくなってしまいます。その結果、同一の顧客に対して社内の異なる部門でチグハグな対応をしてしまうことになり、顧客の不信を買いかねません。

そこで、顧客情報や担当者情報を始め、さまざまな営業データをSFAに集約して一元管理することで、営業に関連する情報はSFAを確認すれば最新の正しいデータが得られるようになります。

また、SFAの共通フォーマットに入力することで、たとえば、顧客名の半角・全角や（株）・株式会社などの入力形式が統一され、同じ顧客を二重・三重に登録してしまうことがなくなるなど、データの整合性も取りやすくなります。

営業データを一元管理できれば、データの不整合がなくなるだけでなく、いずれかの部署で一度、入力したデータを流用できるため、何度も入力する手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。

売上予測を立てるため

SFAに蓄積した営業データを見渡すことで、経験の豊富な管理職者などであれば、売上を予測することができるでしょうが、SFAには分析機能が備わっています。これを活用することで、勘や経験に基づく予測よりも精度の高い売上予測が行えます。

たとえば、営業担当者ごとの売上予測に加え、商品ごとの売上予測、エリア別の売上予測など、さまざまな切り口での予測が可能です。

売上予測は、単に月次や四半期ごとの着地予想に使うだけでなく、来期の人員配置予定や設備投資などの早期計画にも活用できるため、経営判断の有力な材料となるでしょう。

客観的な人事評価を行うため

SFAに蓄積したデータは、客観的な人事評価の実現のためにも活用できます。公正で公平な評価が求められる人事評価ですが、客観的なデータがなければ、管理職者の主観に左右されて、本来の営業成績とは異なる評価が下される恐れがあります。

単に結果を見るだけではなく、行動量などの経過を評価することも大切です。
こうした評価の源となるデータを、誰でもいつでも閲覧できるSFAがあることで、評価に対する納得感も生まれるでしょう。

現場の営業担当者だけでなく、営業部門の管理職者の人事評価を行う際もSFAは役立ちます。各営業案件のどういった場面でどのような指示を出し、その結果がどうなったのかという記録が残っていることで、管理職者の経過の評価が可能になります。