SFAの導入・活用に失敗してしまう理由

勘や経験といった属人的な根拠に基づく営業スタイルから、データという客観性のある根拠に基づいたデータドリブンな営業スタイルへと、時代の流れは変化しつつあります。

データに基づく営業を実践する際に欠かせないツールがSFAです。SFAの有効性についての認知も徐々に広がり、日本では約3割の企業がSFAを導入しているといわれます。今まさに導入を検討しているという企業もいらっしゃるでしょう。

SFAに限りませんが、新たなシステムの導入を検討するに当たり、知っておきたいのがメリットとデメリットです。
このページでは、SFAの導入・活用の失敗理由としてよくあるものを取り上げ、その回避方法を解説いたします。

SFAの導入・活用における失敗例として、よくあるのが次の5つです。

導入目的が明確になっていない

どのようなシステムや制度であっても、何かを新たに導入する際には、まず目的をはっきりさせることが重要です。
導入の目的を明確にしないまま導入してしまうと、導入そのものが目的化してしまったり、後から適切な効果測定が行えなくなったりします。

明確な目的がないままに導入してしまうと、最悪の場合、導入したSFAが使われなくなり、そのまま放置されることになります。使用されていたとしても、せっかくのデータがただ蓄積されるだけで活用されず、SFA本来の力は発揮されません。
これでは、かけたコストが無駄になってしまいます。

このパターンの失敗が起きてしまうと、導入コストが回収できなかったという前例から、その後、営業部門として別の新たな予算が取りにくくなる恐れもあります。

この失敗を回避するためには、自社の営業活動における課題を把握し、その解決につながるようなSFAを選定する必要があるでしょう。
目的を明確にした上で、そこからさらに、定性的・定量的な目標に落とし込み、期限を設けて効果測定を行えればベストです。

営業担当者が導入・活用の必要性を理解していない

SFAの導入目的を明確にした上で、実際にSFAに案件情報を入力していく営業担当者たち全員に、導入・活用するメリットを伝える必要があります。

その際、現状の営業部門が抱えている課題を解消できたり、管理者がデータ分析を行うことで営業部門全体の成績が向上したりといった大きな視点だけでは、現場の担当者にはピンとこない可能性があります。

日々、入力作業を行ってデータを蓄積していく現場の営業担当者たちです。導入によって増える入力作業の労力に見合ったメリットが感じられなければ、手を動かしてくれない可能性もあります。管理職の利益ばかりでなく、一人ひとりが得られるメリットを訴求できるよう、導入目的を細分化して伝えることが重要です。

少しでも入力作業が楽になる機能が搭載されている、日報機能などでこれまでの日報作成の負担が軽減されるなど、現場の担当者視点でSFAを選定することも大切です。

業種や営業の業務フローと合っていない

SFAを選定する際は、大前提として導入目的が果たせるものを選ぶ必要がありますが、自社の業種や業務フローに合ったタイプを選ぶことも、同じくらい重要です。

SFAの中には特定の業界での利用が想定されたSFAもあるので、まずは、自社の属する業界向けのSFAを探すと良いでしょう。商材や商流、業務フローによってマッチするSFAも異なります。海外の企業のように業務をシステムに合わせられる場合はSFAの機能やスペック優先で選べば良いですが、日本企業の多くでは自社の業務に合ったシステムを選んだりカスタマイズで合わせることが多いものです。

カスタマイズ性も含め、自社にとって使い勝手の良いSFAを選ぶことが大切です。

既存システムと連携できない

あらかじめデータ連携を想定せずにSFAを選定・導入してしまい、既存システムと連携できなかったという失敗パターンです。

SFAでは、商材データや顧客データ、営業活動などのデータを扱います。こうしたデータは、営業部門だけでなく、マーケティング部門やカスタマーサポート部門、生産部門、経理部門など、他部門でも共通で利用する企業がほとんどです。

社内の複数部門でデータを共有するのであれば、データを一元管理し、同一のデータをそれぞれの部門が参照するかたちがベストです。複数部門でデータを管理していると、社内でデータの整合性が取れなくなる可能性があるからです。それぞれの部門で別々にデータを入力することは効率の面でも良くありませんし、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性も高まります。また、部門によってはなかなかデータがアップデートされず、古い社名や担当者名などが残ったままになる恐れもあります。

基幹システムや、それぞれの部門で利用している業務システムとSFAでデータ連携ができないと、上記のように連携するための作業が発生してしまいます。また、そもそもデータ連携せず、営業部門内のみで利用するとすれば、社内のデータ活用は限定的なものとなってしまいます。

以上から、SFAは既存システムと連携できるものを選ぶことが大切です。

SFA上のデータを活用していない

SFAを導入後は、営業担当者を中心に、日々の営業活動や顧客とのやり取りをSFA上に記録していくことになります。当然ながら、SFAに入力すればするほど、営業活動に関するデータが蓄積されていきます。

このデータを、一定期間ごとや営業チームごと、あるいは顧客の業界や規模ごとなどで集計・分析することで、課題に対する改善施策を企画したり、将来を予測したり、独自の営業のベストプラクティスを構築したりといったことが可能になります。

しかし、導入時の目的が明確でなかったり、現場の営業担当者や管理職にデータ活用の意識がなかったりすると、データがただ蓄積されるだけで活用されないという状況に陥ります。
SFAにおいてデータ活用を行わなくても、一定の導入効果は得られますが、せっかく蓄積したデータを活用しないのはもったいないこと。

データ活用について、具体的な方法がわからない場合は、SFAの提供ベンダーにアドバイスを受けるというのも良い方法です。

せっかくSFAを導入するのなら、ここまでにご紹介してきた失敗例を回避することが大切です。

SFAの導入・活用で失敗しないためのポイントをフェーズごとにまとめると、以下のようになります。

【導入前】
・導入のプロジェクトリーダーを立てる
・導入の目的を明確にして、導入そのものが目的化しないようにする。
・営業担当者のITリテラシーや業務フローに合った機能・操作性のSFAを選ぶ

【導入時】
・営業担当者への説明会やオンボーディングを実施する

【導入後】
・導入後も定期的に効果測定を行い、運用方法を改善していく

導入に当たり、プロジェクトリーダーを立て、営業活動の課題を洗い出し、SFAの導入目的を明らかにすることがスタートです。
そして、リーダーを中心に、自社の営業担当者のITリテラシーに合った難易度、業界や業務フローに合った機能のSFAを選定しましょう。選定時には、ほかにも既存システムとの連携など、チェックすべきポイントがあります。

導入のタイミングで、営業担当者を中心に導入の目的を共有して操作講習を行い、SFAが浸透するようオンボーディングを実施します。このフェーズはベンダーの協力を仰ぐと良いでしょう。

導入後も、導入目的は達成できたのかを測るため、目標を立てて効果測定を行い、継続的に運用の見直しを行うことが大切です。

このページでご紹介した5つの失敗例は、よく見られるケースですが、あらかじめ知っておけば回避するのは難しいことではありません。

上でも何度かお伝えしていますが、まずは自社の営業活動における課題を捉えることがスタートラインです。課題の内容によっては、SFAよりも適した解決方法が見つかるかもしれません。

ただ、SFAを導入することで、得られるメリットは大きいものがあります。
未導入の企業様は、この機会にぜひ検討してみてください。