案件管理とは？SFAを使って受注確度を上げる方法

1990年代から日本で広まり始め、現代ではおよそ3社に1社が導入しているとも言われているSFA（営業支援ツール）。案件管理もSFA（営業支援ツール）を使ったものが主流になりつつあります。

しかし、中にはまだ案件管理をシステム化できておらずExcelなどで代用している会社も多いのではないでしょうか。

本コラムでは、そんな会社のために営業にとって非常に重要な案件管理とSFA（営業支援ツール）の関係についてご説明いたします。

案件管理とは、その案件が受注に至るよう案件の状態や確度などを管理することを指します。 具体的には、商談相手となる企業、自社側の営業担当者、商談フェーズ、受注予定日、 受注を見込んでいる商品などの情報を管理します。

また、案件に対する活動情報の管理も広い意味での案件管理と言えます。 商談を推進させるために活動を行った日時や商談の出席者、 使った提案資料、活動の結果や次に起こすアクションなどを登録することで、 案件が受注（または失注）に至るまでの履歴を残すことができます。

まずは案件管理が何のために必要なのか整理しましょう。

受注確度に影響するため

商談を進める過程で、お客様が今抱えている課題、社内からあがっている要望、契約に対する温度感、予算、受注にあたってのキーマンなど、様々な情報をもたらしてくれます。

これらの情報を正しく管理・活用すれば、適切なタイミングで適切な相手にアクションを起こすことができ、受注確度アップにつなげられます。

組織的対応が求められるため

属人化を解消することは非常に大切です。案件情報が担当者だけに閉じていて周囲に共有されていないと、 担当者の不在時の問合せに誰も対応できないため対応スピードが低下してしまいます。 また、売上の数字にも影響します。案件管理が適切にできていないと売上は営業担当者個々人の能力に依存してしまうため、 組織全体として成長できなくなってしまいます。組織が一体となって売上目標を達成するためにも、案件管理は重要な役割を果たします。

意思決定の情報になるため

案件情報が適切に管理されていると、いつどれだけの受注が見込めるのかという 予測値をより正確に算出できます。また、予測値と目標値を比較することで、対策が必要か、 どんな対策を打つべきか、という意思決定をより早い段階でより正確に行うことが可能になります。

さらに、時間をかけて情報を積み重ねていけば過去数年分のデータと比較してその年の傾向を読み取り 、例年とは違った新しいアクションを起こすこともできるようになります。

案件管理を適切に行うことでどんなメリットがあるのか具体的に考えてみましょう。

案件情報の共有

案件情報を共有することで、新人営業は他のメンバーの担当案件の情報を見て商談の進め方を学ぶことがより容易になります。 また、先輩営業は経験の浅いメンバーの商談の状況を把握できるため、 気軽にアドバイスができます。管理者にとっては注意が必要な案件を察知しやすくなるため、より早い段階でメンバーをフォローすることが可能になります。

このように営業メンバーのつながりが案件情報を通して強くなることで、組織全体としてより高い目標を達成することが期待できます。

営業ナレッジ共有

能力のある営業マンは多くの人脈やノウハウを持っていますが、共有されなければそれはその人だけのものになってしまいます。案件管理をすれば、優秀な担当者が他の人にアドバイスしたり商談の推進に役立つ人脈を紹介したりと、力を貸すことがより簡単になります。

また、新人営業マンは先輩営業の働きぶりを直接見られなくても共有されたナレッジを活用することで、経験の少なさをカバーし営業スキルを向上させることもできます。

業務効率化

案件情報の管理ができていないと、ちょっとした報告の際もたくさんのメールを確認しなければならず無駄な時間がかかってしまいます。決まった場所に最新の案件情報がまとめられていれば、このようにあちこち探しまわる時間を削減することができます。

また、案件管理に使うフォーマットを統一することも業務効率化に有効です。組織内で共通のフォーマットが使われていると、案件情報をまとめて分析することもより短時間でできるようになります。

SFA（営業支援ツール）を使った案件管理には、以下のようなメリットがあります。

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取引先情報の管理

SFA（営業支援ツール）を利用すると、取引先の会社名や所在地、売上金額、担当者の名前や連絡先など、取引先に関するあらゆる情報を一元管理することが可能です。取引先情報に案件情報を紐づければ、過去にどんな案件があり誰がどのように商談を推進していたのかをすぐに把握できます。

また、名刺管理ソフトとSFA（営業支援ツール）を連携することもおすすめです。特に初めて対面する取引先の場合、交換した名刺を取り込んで取引先情報として登録できるので登録作業の負荷の軽減が期待できます。

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案件・商談情報の共有

SFA（営業支援ツール）に案件や商談の情報を集約することで、社内や組織内での情報共有がより簡単になります。常に最新の情報を登録しておくよう運用ルールを決めておけばいつでもどこでも案件状況をリアルタイムで把握することができるため、報告のために資料を作ることも不要になります。

また、単なる案件情報の共有だけではなく、長く更新されていない案件や商談が滞留している案件などの管理者に対して自動的にアラートを出し、注意を促すことも可能です。

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営業数値の分析

SFA（営業支援ツール）を使うと、案件ごとに登録された売上予定金額や売上予定日、受注確度などを元に組織全体としての売上予定金額を算出したり、売上の目標値と実際の売上金額をリアルタイムにグラフにするなど、様々な数字の可視化が簡単にできるようになります。

案件をExcelで管理していたり報告フォーマットにばらつきがあったりすると、集計に余計な時間がかかってしまいます。SFA（営業支援ツール）を正しく活用することで、今まで集計にかけていた時間を集計結果の分析やその後のアクションの検討のために使うことが可能になります。

案件管理の重要性と、SFA（営業支援ツール）で案件を管理することで得られるメリットについてご紹介しました。

長年Excelなどで案件を管理してきた会社にとって、ツールを導入して運用ルールを変えることは簡単ではないでしょう。 しかし、SFA（営業支援ツール）は正しく活用すれば導入コスト以上のメリットをもたらしてくれます。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。