SFA活用のための5つのポイントを解説！基本的な活用方法もおさらい

営業活動を効率化でき売上向上にもつながるツールとして、近年注目を集めているSFA（営業支援ツール）。
しかし、SFAを導入してもうまく活用できなかったり、定着しなかったりと、思うような結果が出ないケースも少なくありません。

そこで本記事では、SFAをうまく活用できず失敗してしまう理由を始め、SFAの運用を成功へ導くための5つのポイントや、SFAを定着させるためのステップについて解説いたします。

SFA（営業支援ツール）とは

SFA（Sales Force Automation）とは、顧客情報・案件情報・商談履歴などのデータを一元管理し、営業活動を支援するツールのことです。
「営業支援ツール」「営業管理システム」などとも呼ばれています。

SFAをうまく活用できれば、従来のように紙やExcelで管理するよりも営業活動を効率化でき、データ分析による戦略立案や、営業チーム全体の連携強化にもつながります。

SFAの活用ができずに失敗してしまう理由とは

SFAはさまざまなメリットが期待できるツールですが、導入した企業の約半数がSFAを適切に活用できていないともいわれています。
SFAの導入を成功させるためにも、まずは失敗してしまう理由を確認しておきましょう。

導入目的が明確でない

SFAを活用する際のよくある失敗として、導入目的を明確にできていないことが挙げられます。
導入目的があいまいなままだと、何をもってSFAの導入が成功したとするかもはっきりせず、成果を評価することができません。

また、明確な目的があっても、実際にSFAを使用する営業担当者に導入目的を共有できておらず、失敗するケースも多く見られます。

SFAが使いづらい・使用者が理解できていない

SFAを導入したものの、利用する営業担当者がSFAの機能を理解できていなかったり、使い方がわからなかったりして入力が滞り、定着しないというケースも、失敗例として多く見られます。
せっかく導入したSFAを宝の持ち腐れにしないためには、営業担当者の負担を減らしつつ利用を定着させるための仕組みづくりが必要といえるでしょう。

人によって使い方が異なる

SFAの使い方や入力頻度についてマニュアルが用意されていないと、営業担当者によって差が出てしまい、効果的なデータ蓄積や分析ができなくなります。
特に、入力頻度については、毎日入力する、最低でも1週間に1回入力するなど、明確に決めておく必要があるでしょう。

また、マニュアルを用意した場合でも、実際に業務を行ってみると負担が大きく、うまく運用できずに失敗するケースもあります。
SFAを利用する営業担当者の意見を聞き、マニュアルを改善していくようにしましょう。

自社に適したSFAを選べていない

一口にSFAといっても、搭載されている機能や操作方法はさまざまです。
販売実績や口コミばかりを重視してSFAを選んでしまうと、自社に合わないサービスを導入することにもつながりかねません。

導入目的を明確にした上で、その目的のために必要な機能を絞り込み、検討の材料にしましょう。
機能が多すぎても使いこなすことが難しく煩雑になることもあるので、本当に必要な機能は何かを考えることが大切です。

SFAを活用するための5つのポイント

失敗の原因を踏まえた上で、続いてはSFAの活用を成功させるためのポイントについて確認しましょう。
ここでは、5つのポイントをご紹介します。

1：課題や導入目的を明確化する

前項でもお伝えしたように、SFAを導入する際は目的を明確にしておくことが重要です。
たとえば事務作業を効率化したいのか、それともノウハウを共有してスキルの底上げを目指したいのかといった目的をはっきりとさせましょう。

また、実際にSFAを使用する営業担当者に導入目的を理解してもらう必要もあります。
目的を定め使用者からの理解も促すことで、SFA導入の成果が出ているか否かがわかりやすくなり、モチベーションアップにもつながります。

2：KPIを設定する

SFAを導入したことで成果が出ているかを評価するには、KPI（定量的な指標）を設定することが重要です。
たとえば契約件数向上を目的としている場合、案件数・訪問数などの行動指標やアポ獲得率・成約率などの成果指標を設定すると良いでしょう。

KPIについては下記の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

【関連記事】
インサイドセールスに効果的な分析方法とは？

3：SFAを使った分析の基本を学ぶ

SFAには、顧客情報や案件情報などのデータ分析に役立つ機能が搭載されています。
しかし、SFAを使った分析方法を理解していないと、せっかくのデータも有効活用できません。

SFAを使った分析を効果的に行うは、以下のポイントを押さえておきましょう。

・分析によって何を知りたいのかをあらかじめ明確にする
・知りたい内容に関係するデータを適切に抽出する
例：リードタイムが長い理由を知りたい場合、アポイント獲得・初回商談・提案などの各プロセスの長さを比較する
・抽出したデータをもとに仮説を立てて改善策を練る

4：SFAの活用を習慣化させる

SFAはデータが蓄積されてこそ効果を発揮するツールなので、まずはSFAを毎日使う習慣をつけることが重要です。
営業担当者の負担を最小限に抑えつつ定着を図るには、入力項目を絞る、極力自由入力でなく選択式の項目にする、導入前に研修を行う、SFAへの入力を業務目標に組み込むなどの対策を行う必要があるでしょう。

5：データ連携や自動入力のできるSFAを選ぶ

SFAを活用するにあたっては、日報や顧客情報の入力が不可欠です。
入力の手間を完全に省くことはできませんが、顧客情報や案件情報などのデータをほかのシステムと連携したり、自動で入力したりする機能は多くのSFAに搭載されています。

こういった自動化機能を活用することで入力の負担を低減できるほか、データ入力のミスも減らすことができます。

SFAを定着させるために

SFAの活用を成功させるには、まずSFAを定着させることが最も重要だといえます。
定着させるために大切な4つのステップを確認しておきましょう。

STEP1：認知

はじめのステップは、使用する営業担当者たちにSFAのことを知ってもらう「認知」です。
SFAを導入する目的や必要性、現状の課題、SFAを使うことでどのような成果が出せるか、成功事例などを共有しましょう。

STEP2：利用

続いては実際に「利用」していくステップです。
入力方法を説明したり利用状況をモニタリングしたりといったサポートを行い、SFAの積極的な利用を促していきます。

STEP3：分析

3つめのステップは、営業プロセスの中のボトルネックを割り出したり、課題を見つけたりするための「分析」です。
SFAで蓄積したデータを分析して対策を練りましょう。
営業活動の改善だけでなく、使用するSFAの機能・入力項目の見直しや成果の評価にもつながります。

STEP4：改善

最後に、分析結果を元に「改善」を行います。
業務効率化や売上向上を目指し、分析で割り出した課題への対策を練っていきます。

また、SFAを運用するに当たっての課題や改善すべき点があれば、併せて対策を考えましょう。
分析の結果だけでなく、実際にSFAを使用している営業担当者からの聞き取りを行うことも大切です。

まとめ

SFAは、うまく活用できれば営業活動の効率化や成果向上に役立つ便利なツールです。
今回の記事を参考に、上手な活用を目指しましょう。

なお、NTTデータ イントラマートでは、環境に合わせたカスタマイズやほかツールとの連携もできるSFAツール「DPS for Sales」をご提供しています。
SFAの導入をお考えの方は、ぜひご検討ください。