SFAの基本的な使い方や効果的に活用するポイントを解説

DXが注目されている昨今、営業部門でもデジタルツールの導入を進める企業が多く見られます。

営業部門で役立つデジタルツールの一つが「SFA」です。
「営業支援システム」とも呼ばれる「SFA」は、どのように役立つのでしょうか？
本記事では基本的な使い方や、効果的に活用するためのポイントについて解説します。

SFAとは

SFAは、「Sales Force Automation」の頭文字を取った略称です。日本語では、「営業支援システム」とも呼ばれます。
その名のとおり、営業活動を支援する機能を備えたツールのことです。

顧客情報や案件情報を一元管理でき、営業活動の可視化を実現します。
また、事務作業の負担軽減にも効果を発揮し、営業効率や営業成績の向上にもつながります。

SFAの基本的な使い方

SFAには、さまざまな機能が備わっています。細かい機能はツールごとに異なりますが、多くのSFAに搭載されている基本的な機能を確認しておきましょう。

顧客管理

SFAの特に重要な機能の一つが、顧客管理です。
顧客に関する企業名や住所、連絡先、担当者名などの基本情報をはじめ、コミュニケーション履歴などを一括して管理できます。

顧客管理機能を活かせば、担当者が不在のときや引き継ぎが必要になったときも、顧客に関する情報を簡単に確認でき、スムーズな対応が可能です。

案件管理

つづいて、ほぼすべてのSFAに搭載されているといえるのが、案件管理機能です。
商談中の各案件について、初接触から受注までの流れを管理できます。

管理できる情報は、提案や見積もりの内容、現在の進捗、受注予定日や受注確度など多岐にわたります。
これらの情報を可視化でき、チーム内・部署内での共有も行えるため、進捗の把握だけでなくボトルネックの調査にも役立ちます。

活動管理

活動管理は、営業担当者の活動を管理できる機能です。
アポイントや訪問などの件数を可視化し、どれだけ成果に結びついているかの分析につなげられます。

また、スケジュールの管理も行えるSFAも多いです。営業担当者間での重複対応などの無駄を減らし、営業プロセスを改善することもできます。

予実管理

予算と実績を比較する予実管理も、多くのSFAに搭載されています。売上げの予測である予算と実際の受注額に、ズレがないかを確認できる機能です。

予実にズレがあった場合の原因分析ができるSFAもあり、営業戦略の改善に役立ちます。

レポーティング

レポーティングは、SFAに蓄積したデータを集計したり分析したりするための機能です。
営業活動の成果を、自動的にグラフや表にまとめて出力でき、さまざまな分析に役立ちます。

SFAの活用に失敗する原因

SFAを導入してもうまく活用できず、効果が感じられないという状況に陥ったケースも少なくはありません。
SFAの活用に失敗する原因には、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは主な4つの原因について解説します。

システムの活用が定着しない

SFAは、データが正しく蓄積されてこそ効果を発揮するツールです。
データ入力が定着せず、分析のしようがないというケースは、よくある失敗事例として挙げられます。

また、入力はしているものの、蓄積したデータの分析を行って営業活動の改善に活かすというプロセスが定着しないというケースも考えられます。

新しいシステムを使いこなせない

新しいシステムに慣れることができず、使いこなせていないというパターンもあります。
実際にシステムを利用する現場のメンバーから、「使い方を覚えるのが面倒」、「難しくてわからない」、「なんとなく抵抗がある」などの意見が出ることもあるでしょう。

無意識に変化を嫌う人も多く、新しいシステムになじめない、従来のやり方を変えたくないという気持ちが失敗を招く原因となります。

解決したい課題・目的が不明確

何のためにSFAを導入するのか、解決すべき課題や導入目的が不明確だと、失敗しやすくなります。
これは、SFAを導入したことによる成果が目に見えづらいためです。導入の成果が見えないと、新しいシステムを使うことへの面倒が増えるだけで、利用を継続することは難しいでしょう。

導入している企業が増えているから、なんとなくよさそう、新しいシステムを使ってみたいなどの理由のみで導入することはおすすめできません。

目的やメリットが共有できていない

目的が明確にあっても、実際にSFAを使用する営業部門のメンバーに共有できていない場合、目的が不明確な場合と同様に失敗してしまうでしょう。

「SFAを活用すればどのようなことができるのか」というメリットが全員に共有できているでしょうか。
メリットがわからなければ、使い方を覚えたり入力したりする手間をかけたくないと感じる人が多くなるのも当然で、定着させることは難しくなります。

SFAを効果的に活用するポイント

それでは、導入したSFAを効果的に活用するには、どうすればよいのでしょうか。5つのポイントをご紹介します。

SFAの導入目的・課題を明確にする

前述のように、導入目的や解決したい課題が不明確だと、SFAの活用は難しくなります。
導入前に、目的や課題を明確にしましょう。

よくある目的や課題としては、下記のようなものが挙げられます。
・データの管理をデジタル化・効率化したい
・営業活動の属人化を防ぎたい
・部署内での情報共有をスムーズにしたい
・事務作業を効率化したい

目的や課題によって、積極的に使うべき機能や成果の測定方法が変わることもあります。自社の現状を把握し、何のために導入するのかを明確にすることが、SFA活用成功への第一歩です。

自社に合ったSFAを導入する

一口にSFAといっても、その種類は多岐にわたり、搭載されている機能や使い勝手もさまざまです。
また、機能をカスタマイズできるSFAや、他のシステムと連携できるSFAなどもあります。

自社の環境や使う営業部門のメンバーの意見などを考慮し、自社に合ったSFA・機能を選ぶことは、活用成功のために欠かせません。
試用ができるツールも多いため、入念に比較検討し、適切なSFAを選びましょう。

浸透させるための準備期間を設ける

データ入力が定着しないという問題は、SFAの導入にあたってとても起こりやすいです。

データを入力しないことには、分析に活かすこともできません。
そのため、一定の期間を区切って準備期間とし、システムの浸透に注力するとよいでしょう。

はじめは数人のみで利用を開始し、成功体験を得てから全体に拡大する方法もおすすめです。

研修やサポートを行う

研修やサポートの実施も、SFAを効果的に活用するための方法として有効です。
SFAに関する知識を事前に得られることや、不明点があった際にすぐ解決できる体制があることは、定着の手助けとなります。

また、社内でサポートの窓口を設定するだけでなく、迅速に対応してくれるベンダーのSFAを採用するのもよいでしょう。

KPIを設定し、評価制度へ組み込む

SFAを導入したことで効果が出ているかどうかを判断できなければ、モチベーションにつながらず、定着しない可能性があります。
KPIを設定し、効果が出ているか否かを定期的に確認しましょう。

KPIとは、「達成すべき定量的な指標」を指します。SFAの効果測定の場合、商談数・商談化率や、受注数・受注率などを指標とし、その変化を測定するのが一般的です。

また、導入目的に応じたKPIを評価制度に組み込むことで、より一層のモチベーションアップが図られるでしょう。

まとめ

SFAは、営業効率や営業成績の向上に役立つツールです。しかし、導入すれば自動的に効率・成績アップができるというものではありません。
今回の記事を参考にSFAの効果的な活用を実現し、営業効率アップや成績向上を目指しましょう。

なお、NTTデータ イントラマートでは、豊富な実績を誇るSFAツール「DPS for Sales」をご提供しています。ぜひ導入をご検討ください。