営業支援システム（SFA）で名刺管理を行うメリット
「名刺」そのものは、日本では江戸時代から使われていたと言われる歴史の長いものです。
近年は、「名刺管理」の重要性が叫ばれるようになり、有料・無料のさまざまな名刺管理ツールがリリースされ、名刺情報の価値が見直されています。
名刺を管理する主な目的は、営業活動に活用することです。
となれば、名刺情報の管理は、営業活動を管理する営業支援システム（SFA）で行うのが最適と言えるでしょう。
そこで本記事では、SFAで名刺管理を行うメリットについてご紹介します。
名刺管理の重要性
名刺情報を管理する目的や意義とは何でしょうか？
名刺を獲得しているということは、名刺をいただいた相手は過去に一度は会ったことのある見込客だといえます。
このうち、何度か商談すればすぐに売上に結びつきそうな、いわゆる「アツい」見込客については、営業メンバーがすぐにアプローチするでしょう。
しかし、そうでない多くの名刺は、そのまま営業メンバーの机の中などに眠ってしまいがちです。
そして、そのうちの何割かは、放置している間に競合他社と契約してしまうでしょう。これは大変もったいない状況です。
これを避けるためには、名刺情報をしっかり管理して、営業部門で追客するなり、マーケティング部門で育成するなり、何かしらの施策を通して見込客とつながっていく必要があります。このような対応をとっていくためにも、名刺管理は重要なのです。
実際に、多くの名刺管理ツールは、人脈管理によって営業機会を創出することを提唱しています。
名刺情報を管理することで、名刺を「休眠顧客の情報が書かれた紙片」から「売上につながる切符」へと変化させることができます。
名刺管理ができる営業支援システム（SFA）とは
営業支援システム（SFA）とは、その名のとおり、営業活動を支援するシステムのことです。顧客管理、案件管理を一元化でき、データの分析に役立てることができます。
また、そのほかにも、日報記入などの事務作業の軽減にも貢献します。
名刺管理機能の搭載されたSFAでは、名刺の情報をデジタル化して、案件情報などと紐づけて管理することが可能です。必要な情報を簡単に検索でき、名刺の紛失のリスクも防げます。
また、スマートフォンでの撮影やスキャナーを活用し、画像文字認識機能で自動的に情報を抽出できるSFAも多く見られます。
こういった機能を活用すれば、入力の手間を省きながら名刺情報を活用できるでしょう。
SFAと名刺管理ソフトの違い
名刺の管理に役立つデジタルツールには、SFAのほかに名刺管理に特化したソフトもあります。
SFAと名刺管理ソフトには、どのような違いがあるのでしょうか。
SFAでは、名刺情報だけでなく、案件の進捗やコミュニケーション履歴などのデータも一元管理できます。
また、それらのデータを分析することで、営業活動の効率化や営業成績向上にも役立てられます。
一方、名刺管理ソフトは、紙の名刺をデータ化して管理することに特化したツールです。
基本的に機能はシンプルで、名刺情報の取り込み・管理・共有が行いやすいように作られています。
名刺情報を管理・共有できるという点ではどちらも同じですが、SFAは多機能、名刺管理ソフトはシンプルという点が最大の違いといえます。
名刺情報の管理だけをしたいのか、その他の顧客情報・案件情報も管理して営業活動の効率化を図りたいのかによって、どちらを選ぶか検討するとよいでしょう。
営業支援システム（SFA）で名刺管理を行うメリット
では、営業支援システム（SFA）で名刺管理を行うことで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。
休眠顧客の掘り起こしが行えるようになる
一度、名刺交換をした相手でも、営業アプローチをしてすぐに受注できる見込客以外は、追客せずに放置してしまい、そのまま休眠顧客となってしまうケースがほとんどです。
SFAで名刺情報を管理すれば、追客が行いやすくなります。
また、登録してある休眠顧客から問い合わせなどがあった場合にも、SFAでの名刺管理が役立ちます。SFAに最初のタッチポイントやこれまでのやり取りの履歴が残っているためスムーズに対応でき、商談につなげやすくなります。
いつでもどこからでも名刺情報にアクセスできるようになる
ここからは、SFAに限らず、名刺を電子化すること自体のメリットをご紹介していきます。
名刺情報をSFAなどで管理することで、外出先からでも必要なときにデータにアクセスしてその場で確認することができます。
逆に紙の名刺で管理している場合は、名刺を持ち歩いていない限り、社内の誰かに名刺を探してもらうか、会社に戻って自分で確認するしか方法がありません。
名刺情報を検索できるようになる
紙の名刺をそのまま保管していると、いざ連絡を取りたいときに名刺を探すのに手間と時間がかかってしまいます。
電子化してあれば検索できるので、欲しい連絡先をすぐに見つけ出すことが可能です。
全社で名刺情報を共有・活用できるようになる
名刺は企業の資産の一つです。
しかし、紙のままでは自分以外の誰がどの企業の誰と名刺交換しているかは把握できません。
名刺情報を電子化すれば、社内でデータを共有できます。
たとえば、自分や部署のメンバーが名刺交換した相手が決裁権を持っていなくても、他部署のメンバーが決裁権のある人と名刺交換しているかもしれません。
このような場合に、社内で保有しているすべての名刺（人脈）を生かせると、ビジネスや業務の可能性が広がります。
意思決定ルートを把握できる
「全社で名刺情報を共有・活用できるようになる」でもお伝えしますが、名刺情報を全社で共有しあうことによって、一社の見込客（企業）の中の複数名の名刺が集まってきます。
すると、その企業の人間関係の相関図を作れるようになります。
相関図がわかれば、意思決定ルートを把握し、現場の担当者から決裁権を持つ上層部へ…というように営業戦略を立ててアプローチを進めることが可能です。
また、別部署からクロスセルを創出することにもつながります。
名刺情報をアップデートできるようになる
何年も前に名刺交換した相手が、コンタクトを取らないうちに組織変更や異動などがあり、部署名や役職が変わってしまうことがあります。
そうした場合もSFAなどで名刺情報を管理していれば、社内の誰かが新たに名刺交換した情報によって更新され、最新の状態にアップデートできます。
名刺管理ができる営業支援システム（SFA）
最後に、名刺管理ができる営業支援システム（SFA）を3つご紹介します。
1．ｅセールスマネージャーRemix Cloud（リミックス・クラウド）/ソフトブレーン株式会社
ｅセールスマネージャーRemix Cloudは、日本の営業シーンに即した機能・UIが特徴のSFAです。
ｅセールスマネージャーRemix Cloudの名刺管理機能には、スマホから名刺を撮影するだけで名刺情報をテキスト化できる「名刺読み取り機能」が搭載されています。
機械での自動取り込みではなく、オペレーターがチェックを行うため、文字化けなく正確な名刺情報を自動登録できます。
また、人脈管理機能が搭載されているのも特徴です。
すでに接触できて名刺を獲得している相手だけではなく、受注に向けて会うべき人物を可視化してくれるため、効果的に営業戦略を立てられます。
2．intra-mart DPS for Sales（イントラマート・ディーピーエス・フォー・セールス）/株式会社NTTデータ イントラマート
intra-mart DPS for Salesは「intra-mart」のSFA機能で、「複雑な営業プロセスをシンプルに」をコンセプトに作られています。営業効率と受注効率の最大化をミッションとし、営業情報の可視化と定量化の促進、適切なパイプライン管理と精度の高いフォーキャス管理を実現可能です。
intra-mart DPS for Salesの名刺管理機能では、モバイルアプリからカメラで撮影した名刺情報が自動でデータ化・登録されるだけでなく、名刺情報が顧客ごとに整理整頓され、顧客に対する営業活動の情報と紐づけて管理されます。
名刺一覧にはその顧客と「会った回数」が表示され、これをクリックすると名刺の持ち主に対するこれまでの活動履歴を一覧で表示できます。
3．JUST.SFA（ジャスト・エスエフエー）/株式会社ジャストシステム
JUST.SFAは、専門知識不要でカスタマイズが可能な、名刺管理ができるSFAです。
案件の進捗状況を、チャートで視覚的に確認することもできます。
JUST.SFAには、オプションとして名刺取込機能が用意されています。
スキャナーやスマートフォンで名刺を撮影することで、名刺情報をSFA上にアップロード可能です。
まとめ
ここまでご紹介してきたように、SFAで名刺管理を行うことで、さまざまなメリットが期待できます。
これからSFAを導入する、もしくは、既存のSFAをリプレースする予定の方は、ぜひ名刺管理機能を搭載したものに注目してみてください。
もし、すでに導入しているSFAでは名刺管理ができないという場合は、SFAと連携できる名刺管理ツールを導入するというのも一手です。
いずれにしても、名刺情報を営業活動に活用することで、より効率的で成果の高い商談が見込めるでしょう。
なお、NTTデータ イントラマートでは、豊富な実績を誇るSFAツール「DPS for Sales」をご提供しています。ぜひご検討ください。
