SFA導入に失敗する原因とは？失敗を防ぐ方法や成功させるポイントを解説

営業業務の効率化や売上アップに役立つツールである「SFA」。
昨今では、導入している企業も増加しています。

しかし、システムを使いこなせていない、ただ入力しているだけになっているといったケースも多く見られます。
せっかくSFAを導入するのであれば、導入効果を最大化し、導入プロジェクトを成功させたいものです。

そこで今回は、導入失敗のよくある原因や防ぎ方、成功のポイントをご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

SFAとは

SFA（Sales Force Automation）は、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。
営業活動における情報の一元管理を主な目的としたツールです。

具体的には、案件管理・顧客管理・予実管理・タスク管理といった機能が搭載されています。
これらの機能を活用し、各種情報を一元管理することで、営業活動の可視化を図れます。

また、蓄積したデータを分析することが営業スキルの向上にもつながります。
事務作業の効率化のみならず、営業スキルの属人化を防ぐことができ、営業活動全体の効率化まで実現するSFAは注目を集めています。

SFA導入に失敗する原因・事例

SFAの導入に失敗したケースで、よく見られる状況があります。
ここでは、主な4つの失敗事例を取り上げ、それぞれの原因を解説します。

導入目的が明確でない

SFAを導入してもうまく浸透しない、入力作業が続かないといったケースでは、導入目的が曖昧なことが多いです。

どのような目的でSFAを導入するのかは、企業によって異なります。
自社における導入目的を明確化できていないと、必要な機能がわからない、成果が目に見えない、営業担当者の理解が得られないなど、失敗の原因となる状況に陥ってしまいます。

自社に合わないツールを選んでいる

現在多くの企業からさまざまなSFAが提供されており、機能や操作性も多種多様です。
利用者から「操作性が良くない」、「使いづらいという」声が上がった場合、自社に合わないSFAを選んでしまっているケースも考えられます。

一般的に評価の高いツールだとしても、自社に合うとは限りません。
また、SFA導入をリードするシステム部門にとって使いやすくても、実際に入力を担う営業部門からしたら使いづらいというケースもあります。

ツールを使いこなせていない

情報の入力はしているものの、業務効率化や売上アップにつながっていないという場合、ただ入力しているだけではなくSFAを使いこなせているか確認しましょう。

間違った操作方法で入力している営業担当者がいないか、データを活用して必要な分析をできているかなどをチェックし、必要であればサポートしましょう。

運用ルールが確立されていない

営業担当者によって入力の頻度や内容がバラバラだと、信頼度の低いデータが蓄積されてしまうことがあります。
このようなケースの失敗は、運用ルールが確立されていないことが原因です。

入力頻度のルールが決まっていないと、情報の鮮度などがわかりにくくなります。
また、入力形式や情報量にバラつきがあることで、データの重複や不正確な情報の蓄積が引き起こされます。

SFA導入の失敗を防ぐ方法

では、SFA導入の失敗を防ぐにはどうすれば良いのでしょうか。
特に意識しておくべき6つのポイントをご紹介します。

現場が使いやすいシステムを導入する

第一に、使いやすいシステムを導入することは非常に重要です。

システムの導入を行うのはシステム部門、使用するのは営業部門という場合も多いでしょう。
システム部門目線で使いやすいと感じるシステムであっても、営業担当者にとっては使いづらいというケースも少なくありません。

そのため、事前に営業担当者の意見を聞いたり、トライアルをしたりと、「現場が使いやすい」ということを重視してツールを選定することをおすすめします。

ツールの選定を十分に行う

SFAには、数多くの種類があります。
現在、最も一般的なクラウドタイプのほか、パソコンにインストールして使うパッケージ型、自社内にサーバーを用意して使うオンプレミス型など、導入形態も多様です。

機能、導入コスト、運用コストなどを入念に比較し、自社に合ったツールの選定を十分に行いましょう。
無料トライアルが可能なSFAも多いので、積極的に試用してみてください。

マニュアルを作成し、入力ルールを明確にする

前述のように、運用ルールを確立することはとても重要です。
入力頻度や形式・方法についてのルールは明文化し、マニュアルとして周知しましょう。

たとえば、顧客名の「株式会社」は「（株）」にするか、住所の「丁目」「番地」は省略するかなどの形式を統一しておくと、データの抽出が容易になります。
また、ルールの制定は、できる限り現場に負担のない範囲で行うことが大切です。

入力項目を少なくする

SFAへの入力を継続させるためには、入力項目を少なくした方がよいでしょう。
項目が多いと、営業担当者の負担になり、入力を継続しづらくなります。

必要な項目のみに絞る、できる限り選択式の項目にするなど、入力の負担を減らすことが、SFAの浸透につながります。

必要最小限の機能に限定する

入力項目と同じく、導入時は機能も最小限にするべきです。
SFAには便利な機能が多数搭載されているものも多いですが、いきなり多機能なものを扱うのは負担が大きいでしょう。

また、機能を増やすと費用も増加する場合が多いので、コストとのバランスも考慮して機能を選びましょう。

サポート体制を整える

社内のサポート体制も、SFAの導入成功に大きく影響します。

わからないことがあったとき、誰に聞いていいかわからないと放置しがちになるものです。
SFAへの疑問・質問・トラブルなどを相談するための担当者を設けましょう。

また、実際にあった質問への答えやトラブルの対処法などを他の使用者にも共有すると、より効果的です。

SFA導入を成功させるポイント

次に、SFAの導入を成功させるためのポイントを4つご紹介します。
以下の点に注意して、導入を成功させましょう。

目的を明確にする

失敗の原因でもお伝えしたように、導入の目的が明確でないために失敗するケースは多く見られます。
まずは、何のためにSFAを導入するのかを明確にしょう。

目的として挙げられるものには、顧客管理や案件管理を効率化したい、タスク管理を徹底したい、営業活動におけるボトルネックを割り出したいといったものがあります。
漠然と「営業効率化」「営業成績向上」というだけでなく、具体的な目的を明確にしてください。

また、実際にSFAを使用する営業担当者にも目的を共有することで、理解を得やすくなります。

スモールスタートで導入を始める

SFAを導入する際には、いきなり100%で運用するのは得策ではありません。
いざ導入してみたら自社に合っていなかったという事態も想定して、スモールスタートで導入することをおすすめします。

スモールスタートの場合、営業部門の中でも数人にだけ導入し、浸透してきたら全体に展開、その後マーケティング部門にも展開するというように、範囲を限定して導入します。
また、機能面においても、はじめは必要最低限の機能で導入し、ほかに必要な機能があればSFAに慣れてから追加していくとよいでしょう。

範囲や機能を限定することで成功体験を得やすくなり、その好事例を共有することで後から参加するメンバーの積極利用を促せます。

経営陣が積極的に導入に関与する

新しいシステムを導入する際に、現場任せになるのは好ましくありません。
経営陣も積極的に関与していきましょう。

経営陣が直接的に現場の状況を把握することで、現場の抵抗を抑え、スムーズな浸透を促せます。
経営陣自らが導入目的を把握し、実際に使う営業担当者の声も聞いて、コンセンサスを得ながら調整しましょう。

PDCAを回して改善する

SFAは、導入して終わりではありません。
目的を達成するためには、トライ&エラーで運用方法を改善していく必要があります。

必要な機能や適した使い方は、企業によって異なります。
そのため、SFAはさまざまな使い方ができるようになっているのです。
導入後はPDCAを回しながら、自社の環境や目的に合わせて、運用方法を変えていきましょう。

まとめ

SFAは、適切に活用できれば、営業の業務効率化や売上アップを目指せる便利なツールです。
しかし、導入するだけで効果が出るわけではありません。
今回ご紹介した情報を参考に、SFAの導入を成功させましょう。

なお、NTTデータ イントラマートでは、豊富な導入実績を誇るSFAツール「DPS for Sales」をご提供しています。ぜひご検討ください。