テレアポで商談を生む~抑えるべきコツ8選~

どれだけシステムが普及しても、テレアポという昔ながらの営業手法は今も多くの会社で使われています。

しかしテレアポは「なかなか商談につながらない」「説明を聞いてもらえない」など、悩みのタネになりがちなため、ネガティブなイメージを持っている営業マンも多いでしょう。

本コラムでは、テレアポの成功率を上げるコツを身につけ、商談を生み出す方法をご紹介します。

テレアポとは

テレアポとは「テレフォンアポインター」の略で、顧客に対して電話で営業活動を行うことを指します。

自社の商品やサービスを知らない人に電話をかけて商材について紹介したり、対面の方がわかりやすい場合は営業担当者が直接説明するためのアポイントを取ったりします。

テレアポはなぜ必要なのか

テレアポの特長として、より早く商品の情報を届けられるという点があげられます。

自社のホームページや製品比較サイトなどに情報を公開する会社は多いですが、そのページを見て反応を示してくれる人がいなければ商談にはつながりません。

それに比べてテレアポは、企業側が顧客に対して直接アプローチするので、より商談につながりやすいと考えられます。

また相手の話しぶりから様子を伺うことができるので、反応に合わせて話す内容を変え商品に強い興味を示していれば商談に持ち込む、といった柔軟な対応も可能です。

テレアポをする営業マンの悩み

上記で説明したように利点のあるテレアポですが、実際にテレアポをする営業マンにとってどんな悩みが多いのか見ていきましょう。

アポが取れない

テレアポは担当者に取りついでもらえない、説明を聞いてもらう前に断られてしまうなど、アポイントを取れないことがほとんどです。

成果をあげるためには、結果につながらなかったことを引きずらずに気持ちを切り替えてから次の架電に臨むことが大切です。

ただし、アポイントにつながらないメンバーの割合が高い、件数をこなしても成約率が上がらないなどの場合は、トーク内容を見直すなど組織全体としての改善が必要なこともあります。

相手に合わせた説明が難しい

テレアポは相手の顔が見えないので、相手の声だけで状況を判断し、自分の声だけで対応しなくてはいけません。

そのため、相手から情報を聞き出す力、紹介するサービスや競合製品についての知識、その場で質問に回答できるだけの対応力などが求められます。

顧客によってはすでに競合製品について調べていることもあります。その場合、他社のサービスと比較してどこが優れているのか、自社のサービスを選ぶことで顧客はどんなメリットを得られるのか、という点も説明する必要があります。

テレアポの3つの重要項目

上記のような悩みを解決し、成功率の高いテレアポを実現するためにはどんなことが必要なのでしょうか。

企業リスト

テレアポを始める前に、どの企業に電話をかけるのかというリストを作る必要があります。

企業リストを用意する方法は大きく二つあります。

一つは企業リストを販売している会社から購入することです。費用はかかりますが、自社で対象となる企業を調べたり、架電する相手を選定する作業にかかるコストを削減できます。

もう一つの方法は自社で調べて作成することです。過去に自社の資料をダウンロードしたことのある人や、自社のサイトにアクセスしたIPアドレスから割り出した企業などをリスト化します。一度は自社の情報を見ている企業がリストになるため、全く知らない企業に架電するよりも高い成約率を期待できます。

場合によっては上記二つの方法を組み合わせてリストを作るのも良いかもしれません。自社に合った方法をよく考えて選びましょう。

トークスクリプト

トークスクリプトは、電話がつながった後に話す内容の台本のことであり、テレアポの必須アイテムです。テレアポの目標である顧客とのアポイント獲得をゴールとして、主にオープニング・メイントーク・クロージングの3段階で作られています。

架電する相手や製品に合わせたトークスクリプトがあり、かつそれが適切に共有されていると、担当者の経験や技量に関係なく必要な情報を伝えられるようになります。

会社によっては、せっかく優れたトークスクリプトがあるのに組織内で共有されていないこともあります。その場合は、統一したトークスクリプトを使う、担当者それぞれが持つノウハウを共有する機会を作るなど、制度から変えてみましょう。

トーク力

テレアポにおけるトーク内容の基本は上記で説明したトークスクリプトですが、トークスクリプトにはない対応が求められる場面もあります。そのような場合、どんな話をすればアポイントの獲得というゴールに到達できるのかその場で判断しなければいけません。

このような対応力は一朝一夕に身につけられるものではないため、実際にテレアポの経験を積む中で少しずつ学んでいく必要があります。

また、テレアポを受ける顧客側の立場から勉強するのも有効な手段です。営業電話を受けた際は、相手がどんなトークでアポイントまで誘導しているのかに注目してみると参考になるでしょう。

テレアポで押さえるべきコツ8選

では、具体的にどんなことをすれば成功率を上げられるのでしょうか。

ここではテレアポのポイントを8つご紹介します。

事前準備をする

電話をかける前に、これから話をする相手について調べましょう。

テレアポの対象となる企業の事業内容はもちろん、過去に自社のサイトを訪れていた顧客ならどのページを見ていたのか、どんな資料をダウンロードしたのかなども大切な情報になります。

さらに、調べた内容からどんな課題を抱えていそうか予想しておくと、相手の話を引き出すことにもつなげられるでしょう。

聞き取りやすい声で話す

テレアポにおいてサービスの説明内容が重要なのはもちろんですが、説明する際の話し方も同じくらい重要です。

せっかく魅力的なサービスをわかりやすく説明していても、その声が小さかったり早口だったりして聞き取れなければ相手には伝わりません。

声のトーンや話す速さ、大きさなど、電話でも聞き取りやすい話し方ができているのか、普段から意識してみましょう。

はっきりと名乗る

ビジネスにおいて、話の始めに自分の名前を名乗るのは基本です。テレアポのように初めて話をする相手にいきなり電話をかける場合、その重要性は更に高まります。

電話口で担当者が何人か変わると、つい名乗るのを忘れがちになってしまいます。話す相手が変わるごとに自分の名前を名乗ることを忘れないよう心がけましょう。

タイミングを合わせる

せっかく相手の興味を引く商品であったとしても、相手に時間的余裕がなければ話は聞いてもらえません。

忙しい時間帯は業界や企業によって異なるので、相手の時間にゆとりがありそうなタイミングを狙って電話をかけましょう。やみくもに電話をかけるよりもアポイントにつながる確率は高くなるはずです。

詳しく説明しない

電話口でサービスや商品のことを詳しく説明しすぎると、その場で得た情報だけで必要か不要か判断されてしまいます。

逆に説明があまりにも短すぎたり簡潔すぎたりすると、本来伝えるべき情報まで削ってしまい、相手に「よくわからない」と思われてしまう可能性があります。

テレアポの際は、情報は多すぎず少なすぎずを心がけ、もっと詳しく聞きたいと思わせてアポにつなげるのが理想的です。

話すのではなく会話をする

テレアポは営業方法の一つであり、営業担当者とお客様が会話することで成り立ちます。

しかし中には「電話口で一方的に説明するばかりになってしまい、なかなか相手から情報を引き出せない」という営業担当者も多いのではないでしょうか。

そのような場合は、一方的に商品の話をするだけのトークスクリプトになっていないか見直してみましょう。相手への質問を織り交ぜるなど、双方向にコミュケーションを取れるような流れを作ることが重要です。

断る理由をなくす

いきなり知らない人から電話が来たら、大抵の人は警戒し、いかにして断るかを考えるでしょう。テレアポはこのようなお客様にサービスを説明し、アポイントまで到達しなければいけません。

そのためには、サービスの紹介を断りにくい状況を作り出す必要があります。相手の断り文句から話を広げて商品の紹介につなげる、具体的なメリットを数字で提示するなど、相手に「聞いてみようかな」と思わせる流れができると良いでしょう。

選択肢を絞る

せっかくアポイントにつながるトークができても、肝心のアポイントを取る段階で「来週のどこかで直接ご説明のお時間をいただけますでしょうか」という話し方をしてしまうと「あとで都合のいい日時を連絡します」という風に流されてしまいます。

このような事態を防ぐためには選択肢を絞ることが効果的です。「○日と×日の午後でしたらどちらがご都合よろしいでしょうか」というように、できるだけ少ない選択肢を提示すると相手も答えやすくなるため、成約率の向上が期待できるでしょう。

まとめ

苦手意識を持たれがちなテレアポですが、うまく活用すれば新たな顧客を数多く生み出すことができます。

そのためには営業マンそれぞれが上記のようなコツを押さえておくと同時に、企業リスト作成やトークスクリプトの共有など、組織全体としての仕組み作りも重要です。

これからテレアポに取り組む方も、既に実施しているがなかなか結果につながらないという方も、本コラムで挙げたポイントを意識して商談を生み出すきっかけをしっかりと掴みましょう。

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