オンライン商談とは？おすすめツール徹底比較
新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、全社的にテレワークを推奨する企業が急増しました。
その中でも特に大きな不安を抱えている部門の一つに営業があげられます。特に今までは足で稼ぐことを重要視していた営業担当者たちは、対面での商談ができなくなることを大打撃だと感じているでしょう。
しかし、このような営業担当者も一度オンライン商談システムを使ってみれば、対面での商談との差は思ったほどないということを体感できるはずです。
本コラムではオンライン商談でどんなことが可能なのか、実際に使われているツールをあげながら説明していきます。
オンライン商談とは？
オンライン商談とは、オンライン上でコミュニケーションツールを利用して商談を行うことを指します。
音声での会話はもちろん、ウェブカメラを利用すればお互いの顔を見ながら話すこともできます。
また、画面共有機能を使ってお客様に資料を見せながら商品の説明をすることも可能です。
このように、オンライン商談では直接対面するのと大差なく商談を行うことができます。
オンライン商談のメリット
オンライン商談を使うと、具体的にどんなメリットを得られるのでしょうか。
移動コストが削減できる
オンライン商談は直接お客様と対面せずに行うので、お客様先へ行く時間や交通費といったコストを削減することができます。
移動時間がなくなった分商談の準備に時間をかけたり、交通費を削減した分他の営業施策の資金を増やすなど、時間やお金の有効活用につなげられます。
また、新幹線や飛行機を使わないと訪問できないような距離のお客様との商談も気軽にできるようになります。
遠方のお客様との商談を理由に他のスケジュールを調整する必要もなくなるため、業務全体のストレス軽減も期待できるでしょう。
資料を用意するコストを削減できる
対面での商談のたびに紙の資料を用意している会社は数多くあるでしょう。
オンライン商談なら画面共有機能で資料を見せられるため、商談前に資料を印刷して持参する手間もコストもかかりません。
また、参加者全員に同じ画面が共有されるので、直前にお客様側の出席者が増えて資料が不足してしまうという事態も避けることができます。
リードタイムが短縮できる
オンライン商談は場所の縛りがない分、今までと同じ時間でより多くの商談をこなすことが可能になります。急な打ち合わせにも対応できるようになりますし、日程の調整も対面より容易になります。 従来よりもよりスピーディーな対応が可能になるため、リードタイムの短縮が期待できます。
商談履歴管理が簡単にできる
オンライン商談システムを利用すると、いつ誰が商談を行ったのかという履歴がシステム上に残ります。そのため、営業マネージャーは営業担当者がいつ誰と商談をしたのか漏れなく把握することができます。在宅勤務をはじめとするテレワークが中心となっている会社の場合、この機能は特に大きなメリットとなるでしょう。 時には多忙な営業担当者が報告を忘れてしまうこともあるでしょう。そのような場合も、営業マネージャーは履歴情報を確認すれば商談があったことがわかるため、案件管理・商談管理の徹底にもつながります。
オンライン商談のデメリット
オンライン商談にはたくさんのメリットがある一方、以下のようなデメリットも存在します。
通信環境に左右される
オンライン商談ではインターネット回線を利用することが多いため、回線速度が安定していないと音声が遅れたり映像が乱れたりして商談を進めにくくなってしまいます。 せっかく魅力のある商材をわかりやすくプレゼンできても、伝わらなければ意味はありません。説明する側の通信環境の事前確認はもちろんですが、説明を聞くお客様側にもオンライン商談ができるだけの通信環境が整っているのか確認しておくとよいでしょう。
事前準備が必要
オンライン商談システムの中にはソフトをインストールしていないと利用できないものもあります。このような場合はお客様側にインストールをお願いするか、お客様側の指定するシステムを利用しなければいけません。 自社の利用するオンライン商談システムに合わせてもらう場合は、使うツールや必要な準備についてできるだけ早く連絡するなどの配慮が必要になるでしょう。
人気のオンライン商談ツール5選
ここでは、オンライン商談ツールのうち特に人気のものを5つご紹介します。
1．Zoom
Zoomは米国発のWeb会議ツールで、オンライン商談にも広く利用されています。 専用ソフトはもちろんインターネットブラウザでも利用可能なので、ソフトをインストールしていない人もURLをクリックするだけで参加可能です。任意でパスワードの設定もできるので、セキュリティも安心です。 3人以上での利用は最長40分などの制限はありますが、無料で利用することもできます。
2．bellFace
bellFaceはオンライン商談に特化した国産のシステムで、電話の延長のような感覚で商談できることが特徴です。 商談相手はインストールや特別な設定をしなくても利用できるため、オンライン商談に慣れていないお客様でも抵抗なく利用できます。また、PCはもちろんスマートフォンでも通話と画面共有ができるため、相手の場所を選ばず商談ができます。 Webサイトからの申し込みで、60日間無料でお試し利用することも可能です。
3．Whereby
Wherebyはノルウェー生まれのオンライン会議サービスで、そのままオンライン商談にも活用できます。 参加者にURLを伝えてウェブブラウザからアクセスするだけなので、初めて利用する人も摩擦なく商談を始められます。商談を進めながら参加者同士でチャットをしたり、アプリをインストールすればスマートフォンから参加することも可能です。 無料プランでも時間制限なく利用できるため、現在オンライン商談システムを導入していない企業はとりあえず使ってみるのもよいでしょう。
4．Skype for Business
ビジネス・プライベート問わずコミュニケーションツールとして広く普及しているSkypeのビジネスプランです。 最大250名参加可能なため、ほぼ全ての商談で参加人数を気にすることなく使うことができるでしょう。また、Officeの様々なアプリケーションとも連携できます。例えばOutlookと併せて利用する場合、スケジュール機能で商談の参加メンバーのスケジュールが合う時間を探し、会議を予約して参加者に通知するといった使い方が可能です。 Skype for BusinessはOffice 365のプランに加入すると利用できます。すでにOffice 365を使っている企業はもちろん、現在加入を検討している企業にもおすすめです。
5．V-CUBE ミーティング
V-CUBEミーティングは画質と音質にこだわった国産のオンライン商談システムです。 シンプルな造りのインターフェイスで、初めての人やオンライン商談システムに不慣れな人でも簡単に使うことができます。共有している画面を指さす機能があるため、注目してほしいポイントを対面での商談と変わりなく示すことができます。 メンテナンス不要のクラウド型での提供に加えてオンプレミス型も用意しているため、自社システムとの連携をはじめとした柔軟なカスタマイズが可能です。
まとめ
オンライン商談のメリットとデメリット、6つのオンライン商談ツールの特徴をご紹介しました。
金額などを理由に導入を迷っている企業は、この記事を参考に無料トライアル利用や無料版の導入から始めてみるとよいでしょう。
また、コロナ以前に導入済みの企業も、テレワークの増加と共に使用頻度が急増したことで新たな課題が出てきているのではないでしょうか。
この機会に既存システムを見直してみることをおすすめします。
