Web会議導入で何が変わる？メリットとデメリットを解説

働き方改革や新型コロナウイルス感染症に伴い、テレワークを導入する企業が増えています。その影響で、今まで対面で行っていた会議をWeb会議で実施するようになったという人も多いのではないでしょうか。

そこで本コラムでは、最近よく耳にする「Web会議」について改めて紹介していきます。

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Web会議システムとは

Web会議システムには、具体的にどのような機能があるのでしょうか？ここでは一般的なWeb会議システムの特徴とテレビ会議との違いをご紹介します。

Web会議システムって何？

Web会議システムとは、インターネットを利用してリアルタイムに映像や音声を共有し、コミュニケーションを取る仕組みのことです。

パソコン・タブレット・スマートフォンなどのデバイスの種類に関係なく、インターネットを使っていつでもどこでも利用可能です。

そのためWeb会議を利用すれば、在宅勤務する社員との会議や、遠方の顧客・事業所などとの打ち合わせも簡単に行うことができます。

Web会議とテレビ会議との違い

Web会議に似たシステムとしてテレビ会議がありますが、接続方法に大きな違いがあります。

Web会議はインターネット回線を使って接続するため、自宅や外出先など、場所を選ばずに利用することができます。

一方、テレビ会議は専用の回線を使用します。インターネット回線よりも安定しているため、主に接続が切れてはいけない重要な会議で利用されます。

Web会議が普及した理由

上記のような機能を持つWeb会議ですが、普及した理由について近年のデジタル化の背景を踏まえてご紹介します。

働き方改革の浸透

近年、政府の主導で働き方改革が推進されています。その取り組みの一環として、在宅勤務をはじめとするテレワークが広まっています。

在宅勤務を導入することで、働く人にとっては育児や介護をしながら仕事を続けることができる、企業にとっては優秀な人材の離職を防止できるなど、働く人と企業の双方にメリットをもたらすことができます。

このように、Web会議を利用して働き方改革を実現する企業が増えています。

オンライン商談のスタンダード化

金融業界では、高齢化に伴い相続相談などの専門知識が必要とされる場面が増えてきていますが、そのような場面に対応できるスタッフがいない地方や規模の小さい支店も多くあります。そんなときにWeb会議を利用すれば、本部や他の拠点にいる専門スタッフが対応できます。することが可能です。

また不動産業界では、以前は対面での重要事項説明が義務付けられていました。しかし制度が変更され、対面と同様に質疑応答ができればオンラインでも説明ができるようになりました。

このように、今まで対面で実施していた商談をオンラインで行うニーズが高まっています。この変化に対応するため、Web会議の利用が様々な業界で広がりつつあります。

スマートデバイスの普及

最近はビジネス現場へのスマートフォン・タブレットなどの普及が進んでおり、加えてインターネット環境が整った場所も多くあります。Web会議はインターネットで画像や音声をやり取りするため、サテライトオフィス・出張先・自宅などのオフィス以外の場所にいても、Web会議を利用して社内の打ち合わせに参加することができます。

また、取引先での商談中に営業担当者ではわからない質問が出ても、Web会議を利用すればその場で解決することができます。有識者に手持ちのデバイスで参加してもらえばすぐに疑問を解消できるため、商談をよりスピーディーに進められます。

Web会議のメリット

このような背景で広まってきたWeb会議ですが、実際に利用することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

移動コストを削減できる

Web会議はPCなどのデバイスとインターネット環境さえあれば利用できます。そのため、場所を選ばず会議を行うことができ、交通費や宿泊費を削減できます。また、お金だけではなく、会議を実施する場所を決める時間やそこまでの移動時間の削減にもつながります。

導入・運用の費用が安い

Web会議はテレビ会議と異なり専用の回線やツールを使わずに利用できるため、導入費用を比較的安く済ませることができます。特にクラウド型は利用者がサーバーを用意する必要がないため、さらに初期費用を抑えることが期待できます。

また、クラウド型の場合はベンダーがメンテナンスを行うため、維持運用にかかる人件費の削減も可能です。

資料の共有が簡単にできる

対面での会議の場合、事前に紙の資料を用意し持参する手間がかかりますし、急に参加者が増えて資料が足りなくなってしまう、という事態もありえます。しかし、Web会議で実施すれば画面共有機能を使って資料を見せることができるため、資料が不足することはありません。またペーパーレス化することで、資料を印刷するコストや、外出先で資料を置き忘れて情報漏洩するリスクを減らすことも期待できます。

働き方の自由度が向上する

Web会議はインターネット環境があれば場所を選ばず利用できるので、会議のためだけに出社する必要がなくなります。

そのため、業務は自宅やサテライトオフィスで行い、打ち合わせはWeb会議で参加するというような、リモートワークの働き方をより多くの人が選択できるようになります。

意思決定がスムーズにできる

急ぎで社長の承認が必要なのに社長が外出していて承認が遅れてしまう、という場面はそう珍しくないでしょう。このような場合でも、Web会議を使えば外出先から会議に出席してもらえるため、社内外における意思決定をよりスムーズに進めることが期待できます。

また、意思決定が早くなれば後続の作業もより早く進められるため、業務全体の効率を上げることにもつながるでしょう。

Web会議のデメリット

Web会議にはコスト削減や業務の効率化などのメリットがある一方、次のようなデメリットもあります。

通信環境に依存する

Web会議はインターネット回線を使用するため、回線状況によっては音質や画質が落ちてしまうことがあります。そのため、重要なことが伝わらない、会議が中断されてしまう、といったトラブルの原因になる可能性があります。

重要な会議は接続の安定したテレビ会議で行うなど、場面によってシステムを使い分けることをおすすめします。

人数が増えると対応しづらい

Web会議は少人数向けに作られているものが多いため、参加者が多いと発言者がわかりにくかったり、映像が小さくなって見づらくなったりすることがあります。大人数での利用を想定したものもあるため、導入前に参加人数を想定して製品を選ぶと良いでしょう。

表情や雰囲気を感じづらい

対面での打ち合わせでは、相手の表情や態度から参加者の様子を伺い、それに応じて臨機応変な対応が可能です。

しかし、Web会議の場合はカメラ越しか、場合によっては音声のみで会話をする必要があるため、表情の変化や雰囲気を感知しにくいというデメリットがあります。人事面談はオフラインで実施するなど、場面によって使い分けることも重要です。

まとめ

今さら聞けないWeb会議についてご紹介しました。 テレワークが増えている中、Web会議は企業にとって重要なツールです。 Web会議を使うことにはメリットだけでなくデメリットもありますが、うまく利用すれば働き方の多様化や業務の効率化を図ることができます。また、今までは訪問できないため断念していた地方や国外との案件に活用するなど、事業の幅を広げることも期待できます。 この機会にWeb会議を活用してみてはいかがでしょうか。