進捗管理の見える化とは？SFAの活用法も紹介！
近年、営業活動の効率化と成果向上のための手法として、進捗管理が注目されています。
単に進捗状況を管理するだけでなく「見える化」も行うことでさまざまなメリットを得られます。
本記事では、進捗管理の見える化とは何か、そのメリット、具体的な方法、そしてSFAを活用した進捗管理の有効性について詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください。
営業の進捗管理とは？
営業活動における各案件の進捗状況を把握し、目標達成に向けて適切な行動を促すための管理手法を「進捗管理」といいます。
営業の進捗管理では、顧客名・商談内容・提案内容・見積金額などの「案件情報」、商談フェーズ・タスク完了状況・スケジュールなどの「進捗状況」、契約の成否・売上金額・利益率などの「結果」といった情報を定期的に収集・分析します。
「現状がどうか」ということももちろん大切ですが、その現状が計画とズレていないかをチェックすることも重要です。
もしズレがあった場合は修正したり、あるいはより成果を出せるよう調整したりすることも進捗管理の一環とされています。
営業の進捗管理をするメリット
営業の進捗管理を行うことには、さまざまなメリットがあります。
ここでは主なメリットを4つご紹介します。
課題の早期発見・解決
進捗管理を適切に行えていると、進みの遅い案件や長期間停滞している案件などを把握しやすくなります。
その結果、課題や問題を早期に発見することができ、トラブルになる前に解決策を打ち出すことができます。
また、進捗管理によって優先すべき業務が明確になるため、優先度の高い業務を先に行ってしまったことで顧客対応が遅れて契約の機会を損失するといった事態も防げるでしょう。
データに基づいた計画策定
進捗管理を行っていると、日々の営業活動についてのデータやそれに伴うノウハウが多く蓄積されていきます。
そのデータをうまく活用すれば、より効果的な営業戦略を作成できるようになります。
また、データに基づいて適切な時期にフォローや提案を行うことで成約率が向上したり、蓄積されたノウハウを共有することで全体のスキルアップを図れたりする点もメリットです。
生産性の向上
進捗管理によって現状が営業プロセスのどの段階にあたるのかを把握できていると、次に行うべきアクションも自ずと明確になります。
これにより、やるべきことがわからず指示を待つような無駄な時間をなくせます。
次のアクションへとスムーズに移行できることで、生産性は大きく向上するでしょう。
また、ツールなどを使って常に進捗を管理するシステムができあがっていれば、進捗会議も不要です。
会議に参加する時間はもちろん、準備に費やしていた時間も本来の営業活動に当てられるようになります。
売上予測の精度向上
進捗管理を行って各案件の進捗率や確度が把握できると、売上予測の精度が上がるというメリットも生じます。
進捗状況だけでなく、商談化率や受注率などのデータも同時に収集することで、より精度の高い売上予測を行うことが可能です。
営業の進捗管理の見える化とは？
営業の進捗管理の見える化とは、進捗状況をわかりやすく可視化し、部署やチームの全員で共有することです。
グラフやチャートなどの視覚的な表現で共有すると、文字ベースや表形式よりも直感的に状況を把握できます。
進捗管理をマネージャーだけで行うのではなく見える化することで、営業プロセスを統一できて属人化を防げたり、ボトルネックに気付きやすくなったり、情報やノウハウを簡単に共有できるためコミュニケーションコストが削減できたりといったメリットがあります。
営業の進捗管理を見える化するステップ
では、実際に営業の進捗管理の見える化はどのように行えば良いのでしょうか。
4つのステップに分けてご紹介します。
購買プロセスの見える化
まず、営業プロセスに関して取り組む前に購買プロセスについて明確にします。
これは、購買プロセスが異なれば、それぞれのフェーズで取るべき営業手法も変わるためです。
顧客の「課題の認識」から「情報検索」、「比較検討」、「契約・購入」までの一連の流れを分析しておきましょう。
営業プロセスの見える化
続いて、顧客の購買プロセスをもとに、各フェーズに対してどのようなアクションを行うべきかを考え、営業プロセスを構築します。
自社の利益よりも顧客の利益を最大化することを優先し、また他部署との連携なども念頭において考えるのがおすすめです。
営業プロセスの定義
営業プロセスが明確になったら、それらのフェーズをさらに個々の行動へと落とし込み、定義づけすることが必要です。
たとえば「初回訪問」というフェーズに対し、訪問して何を行うべきかという判断は営業担当者によって異なるでしょう。
「初回訪問では主にヒアリングを行い、顧客の課題を浮き彫りにする」「初回訪問ではパンフレットをもとに自社について知ってもらう」など、目的や実際に行うべき行動を明確に定めることで、担当者ごとのズレや属人化を防ぐことができます。
ツールなどを用いてデータを蓄積・共有する
営業プロセスの見える化と定義づけができたら、あとは実際にアクションを起こし、その進捗データを蓄積していきましょう。
アナログな手法やExcelなどのファイルでも管理は行えますが、後ほどご紹介するSFA（営業支援システム）などの専用ツールを利用するのがおすすめです。
また、毎日入力する・進捗があったタイミングで入力するなどデータ入力や確認・分析のルールを定めると、効果的に運用しやすくなります。
営業の進捗管理を見える化するツール
前述のように、営業の進捗管理を見える化するに当たっては、専用のツールを利用することをおすすめします。
進捗管理の見える化は、データをリアルタイムで更新・共有することが重要なので、アナログな手法やExcelなどのファイルで適切に行うには多大な時間と手間を要します。
先ほども触れたSFAであれば、簡単な入力で顧客情報・案件情報・進捗・スケジュールなどを一元管理でき、共有もリアルタイムで自動的に行われます。
さらに売上の管理や予測・分析に役立つ機能も多く、マーケティングに使われるMAや顧客管理に使われるCRMなどの他ツールと連携し、マーケティングからアフターフォローまで一括して管理できるというメリットもあります。
SFAを使用した営業プロセス管理について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
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なお、NTTデータ イントラマートでは、進捗管理の見える化にも役立つSFAツール「DPS for Sales」をご提供しています。
SFAでの進捗管理をお考えの方はぜひご検討ください。
まとめ
進捗管理の見える化は、営業活動の効率化と成果向上に効果的な手法です。
SFAなどのツールを活用し自社に合った方法で進捗管理を行うことで、目標達成を促進し、チーム全体のレベルアップを実現することができます。
今回の記事を参考に、ぜひ取り入れてみてください。
