SFAを活用したプロセス管理とは？メリットについても解説！

近年、営業活動の効率化と成果向上のため、SFA（営業支援システム）の導入が盛んになっています。
SFAは顧客情報管理やスケジュール管理などさまざまな機能を備えていますが、特に重要視されているのが「プロセス管理」機能です。

今回は、SFAを活用したプロセス管理について、そのメリットや具体的な方法・注意点などを解説します。

プロセス管理とは？

プロセス管理とは、営業活動における一連の行動を可視化し、標準化・効率化する手法です。
具体的には、顧客との接点（電話、メール、訪問など）、商談の進捗状況、提案内容、クロージング内容などを管理します。

プロセス管理によってこれらの要素を明確化し、誰がいつどのような行動を起こすべきかを定めることで、営業活動の効率化や成約率の向上、さらにはノウハウの蓄積、属人化の解消などにもつながります。

SFAで営業プロセスを管理するメリット

SFAを活用してプロセス管理をすることで、従来の紙ベースや手作業での管理と比較してさまざまなメリットを得られます。
ここでは、主なメリットを5つご紹介します。

情報の一元管理ができる

SFAでは、顧客情報・商談履歴・タスクなど、営業プロセスに関するあらゆる情報を一元管理できます。
また、必要な情報の検索も容易に行えるため、情報共有の効率化や属人化の解消につながります。

進捗状況を可視化しやすい

案件の進捗状況をリアルタイムで把握しやすいのもSFAのメリットです。
案件ごとの進捗状況や課題を可視化することで、適切なタイミングでフォローや指導を行いやすくなります。

業務効率化につながる

SFAの多くは、顧客情報の入力や資料作成などの作業を自動化・効率化する機能も備えています。
これにより営業担当者の事務作業の負担が軽減され、顧客接点の強化や提案活動など、より付加価値の高い業務に集中することができます。

データに基づいた改善を行える

SFAに蓄積された過去の案件データを分析すれば、成約率の高い営業パターンや課題を特定することも可能です。
分析結果に基づいて営業プロセスを改善することで、漠然とした改善策を練るよりも的確に成約率の向上を目指すことができます。

ノウハウを蓄積できる

常にSFAにデータを蓄積していくことで、優秀な営業担当者のノウハウも蓄積できます。
どのような手法・タイミングでアプローチするのが効果的かといったデータを簡単に共有できるため、営業全体のレベルアップにつながるほか、新人研修や社員教育にも活用できます。

営業プロセスの管理のポイント

営業プロセスを管理するにあたっては、単に進捗などを把握するだけでなく、現状のプロセスの効果測定や見直しを行ってこそ効果的だといえるでしょう。

効果的にプロセス管理を行うには、いくつか重要なポイントがあります。
ここからは3つのポイントを確認していきましょう。

KPIの設定・分析

営業活動の効果を測定するには、KPIの設定と分析が欠かせません。
KPIとは、Key Performance Indicatorの略で「達成すべき定量的な指標」のことです。

商談数・商談化率や成約数・成約率など、企業や商品・サービスに適したKPIを設定し分析することで、的確な効果測定を行えます。

カスタマージャーニーの設定

現状の営業プロセスが適切かを分析するために重要なのが、カスタマージャーニーの設定です。

カスタマージャーニーとは、顧客がたどると考えられる認知から検討、購入までの流れを指します。
自社の製品に適したカスタマージャーニーを描き、それぞれのステップごとに行うべき営業活動を落とし込むことで適切な営業プロセスを構築できます。

評価と調整の実施

営業プロセスの問題点を把握でき、それを改善する新たなプロセスを構築できたとしても、プロセス管理はそこで終わりではありません。

新たなプロセスでの営業活動を開始したらすぐに効果測定も行い、どの程度、効果が出ているか、さらに改善すべきポイントはないかなど、常に評価と調整を行うようにしましょう。

SFAでプロセス管理をする方法

SFAは、顧客情報、商談履歴、アクション履歴といったデータの記録・保存を行えるほか、売上実績・予測、受注率、案件の進捗率などを自動で数値化できます。

またそのほかにも、SFAはプロセス管理に役立つさまざまな機能を備えています。
SFAをうまく活用して効果的にプロセス管理を行う方法をチェックしておきましょう。

案件管理・活動管理・スケジュール管理の活用

SFAの多くは、案件ごとに履歴や進捗を表示する案件管理、営業担当者一人ひとりのアクションの確認や日報としての利用ができる活動管理、メンバー全員のスケジュールを共有・把握できるスケジュール管理といった機能を搭載しています。

これらの機能を活用し全体の案件・活動・スケジュールを把握することで、営業プロセスを可視化したり、さまざまなボトルネックを特定したりすることが容易になります。

項目のカスタマイズ

SFAの項目は、自社の営業プロセスに合わせてカスタマイズできる場合が多いです。
必要な項目の追加・不要な項目の削除を行うことで使い勝手を向上できるほか、よりスムーズな可視化や分析が可能になるでしょう。

報告書や分析レポートの作成

SFAでは、収集したデータを活用して報告書や分析レポートを作成することも可能です。
売上予測などのレポートは自動作成できるものも多く、分析作業を大幅に効率化できます。

また、分析に必要なデータのみを抽出するのも容易なほか、平均より停滞している・BANTスコアが著しく低いといったリスクの高い案件を自動表示する機能などをうまく活用すれば、営業プロセスの現状把握や改善策の構築がスムーズになるでしょう。

SFAでプロセス管理をする注意点

ここまではSFAでプロセス管理を行う方法やメリットをお伝えしてきましたが、注意が必要な点も確認しておきましょう。

プロセス管理の共有を徹底する

SFAの大きなメリットの一つは、情報共有の容易さです。
せっかくSFAでプロセス管理を行っているにもかかわらず、その情報が共有されていなければ十分な効果は得られません。

また、プロセス管理の意義やSFAの操作方法などが全員に共有されていない場合も、SFAへの入力を怠る・間違えるなどの問題につながる可能性があります。
プロセス管理の方法やその結果など、必要な情報を社内で確実に共有するよう徹底しましょう。

シンプルな営業プロセスを構築する

一見、効果的な営業プロセスでも、複雑だったり細かすぎたりすると可視化しづらくなります。

極力シンプルな営業プロセスを構築することで、SFAへの入力の手間も軽減でき、営業担当者全員への情報共有も容易になるでしょう。

プロセスの定義を明確にする

たとえば「クロージング」と言った場合に「契約」そのものを指すのか、「契約にいたるまでの過程」を指すのかなど、営業担当者間でも認識にズレがある場合があります。

プロセス管理自体が適切でも、各プロセスについての定義が曖昧だとコミュニーケーションに齟齬が生じたり、方向性のズレや効率の悪化にもつながりかねません。
言葉の定義や各プロセスで使用する媒体・手法についてなど、定義を明確にして共有するようにしましょう。

まとめ

SFAを活用したプロセス管理は、営業活動の効率化と成果向上に効果的な手法です。
今回の記事で紹介したポイントを押さえてSFAを効果的に活用すれば、売上向上や顧客満足度向上などの成果が期待できます。
ぜひこの記事を参考にして、SFAでの効果的なプロセス管理を実現してください。

なお、NTTデータ イントラマートでは、プロセス管理に役立つSFAツール「DPS for Sales」をご提供しています。SFAでのプロセス管理をお考えの方は、ぜひご検討ください。