令和の営業日報どうなってるの？

営業マンにとってルーティンワークの一つである日報の作成。自身で抱える見込案件の進捗や、過去からの流れの把握、上司への報告など、日報が持つ役割は多く、うまく活用することで受注アップにつながる武器にもなり得ます。

ただ、日報作成には意外と時間が取られるものです。この時間を営業活動に当てたいと考える営業マンは少なくないでしょう。

本コラムでは、改めて日報の目的や役割を洗い出し、いまの時代に合った、より効率的な営業日報のかたちを探ります。

 

 

営業日報の目的とは

営業日報を作成する目的には、一般的に以下のようなものがあります。

上司への営業活動報告

もともと、報告書としての生まれた日報にはまず、上司への営業活動報告という大きな役割があります。

もちろん、朝礼などの場で口頭でも大まかな報告は行っているでしょうが、日報を提出することで案件一件ずつの細かな動きや進捗状況、受注・失注といった結果を報告します。 こうして詳細な案件状況を把握してもらい、上司からアドバイスや指示を受けることで、受注の可能性アップにつなげることができます。

報告を受ける側は日報によって、現状の目標達成率だけでなく、近い将来の受注を予測できるほか、部下の営業アプローチを軌道修正して受注率を高められます。また、部下の抱える案件状況が思わしくない場合、本人のモチベーションやメンタルにもいち早く配慮できるというメリットもあります。

自分の見込案件の進捗把握

自分の見込案件の進捗を客観的に把握することも、日報作成の大きな目的の一つです。頭の中で把握できているつもりでも、いざ日報に書き出して目に見えるかたちにすることで、対応モレに気づいたり改善点が見つかったりすることがあるものです。

また、作成のために自己の営業活動を振り返るプロセスにより、その日の営業経験からノウハウを導き出すこともできます。

チーム内への見込案件の情報共有

作成した日報を上司へメール提出する際に、営業部のメンバーをCCに入れて送るスタイルを取っている企業は多いでしょう。こうして部内で日報を共有することで、チーム全体での進捗率や達成見込みをメンバー全員が認識し、目標達成に対する意識を高めることができます。

意識が高まることで、自分の案件以外に対して気づいた点やアドバイスなどを伝え合うという行動につながり、チーム全体の受注率アップが期待できます。

 

管理者視点

上記のような日報の作成目的を達成できるような日報を管理するための、今の時代に合った三つの手段をご紹介します。

営業支援システム（SFA）で管理

一つ目は、営業支援システム（SFA）での管理です。

SFAとは、Sales Force Automaition（セールス・フォース・オートメーション）の略で、営業活動を可視化し、営業部門の業務を効率化してくれるツールです。

Excelなどを使った日報では、集計のためにファイルを統合したり数値を転機したりと、人手を介します。そのため、手間がかかりミスも起こり得ます。

その点、SFAでは、入力された数値が自動で集計されるため、手間を省略でき、人為的なミスの発生を低減します。

また、SFAでは、日報画面の項目に必要事項を入力するだけで作成できるため、外出先からアクセスできれば、日報作成のために帰社する必要もなくなります。残業時間を大幅に削減できるでしょう。

さらに、マネジメントする側もプレイヤーも、SFAにアクセスすればいつでもでもその時の最新の情報を把握できるというメリットもあります。

社内SNSで管理

二つ目の方法が、LINE WORKS（ラインワークス）、ホメログといった社内SNSでの日報管理です。

近年、社内コミュニケーションの活性化目的や、テレワーク時の連絡手段として社内SNSを活用する企業が増加しています。スマートフォンやタブレットからも利用しやすい社内SNSは、普段の業務でPCを使わない非デスクワーク職のメンバーとのコミュニケーションにも向いています。

社内SNSでの具体的な管理方法は、以下のような日報報告用の項目を決めて共有しておき、これに沿ってメンバーからメッセージ形式で報告をあげてもらいます。

【日報の項目例】

1：本日の目標

2：結果

3：結果に結びついた要因/達成できなかった要因

4：これからについての改善点

5：本日の学び

6：翌日の目標

テキスト形式のため、Excelなどを利用した日報作成に比べると作成時間を短縮でき、確認する側も日報ファイルを開かずにメッセージとして閲覧できるほか、フィードバックもメッセージを送るだけでメンバー間に共有できます。

また、「いいね」「Like」といったプラスの反応を気軽に残せるというSNSならではの機能が使え、日報を作成・共有するモチベーション向上も期待できます。

ただし、この方法では集計を行うには別のツールやファイルに数値を転記する必要があります。

メッセージアプリで管理

三つ目の方法が、ChatWork（チャットワーク）やSlack（スラック）といったビジネス系のチャットツールを使った日報管理です。

ビジネス系チャットツールは、メールのように毎回タイトルを付けたり複数の宛先を入力したりする手間なく、該当のグループを選ぶだけでメッセージやファイルのやりとりが行える手軽さからビジネスシーンへの浸透が進んでいます。

日報管理を行う際は、チャット上に日報専用のグループを作り、報告用の項目を決めておきます。メンバーは、項目の内容をメッセージで送信し、それを閲覧したメンバーからはチャット上でフィードバックがもらえるという仕組みです。

SFAでの管理と同様、作成にかかる時間を短縮できたり社外からも報告できるほか、日報ファイルを開かずにメッセージとして日報を確認できる、良い日報を簡単にほかのグループチャット上に共有できるといったメリットがあります。

この管理方法のデメリットは、社内SNSと同様、集計のために別のツールやファイルへの数値転記の必要がある点や、仕事以外のコミュニケーションが増えてしまう点などです。

 

まとめ

ICTやテクノロジーの進化とともに、営業活動を取り巻く環境も変化してきています。営業活動の効率化や受注率向上のために、取り入れられる手法やツールは積極的に使いたいものです。

今回ご紹介した今の時代に合った日報管理におすすめの三つのツールのなかで、手軽さだけを見るとチャットツールやアプリに軍配が上がりますが、営業効率の向上を重視するとSFAがもっとも適しているといえます。