Excelでの営業管理を効率化するためのSFAの重要性

表やグラフを簡単に作れるExcelは、ビジネスの場において必要不可欠なツールです。営業活動においても、進捗管理や案件管理をExcelで行っているという企業も多いでしょう。しかし、Excelでの営業管理にはデメリットや不便な点もあります。

Excelで営業管理を行う際のデメリットや不便な点を補うには、SFA（営業支援システム）を活用するのがおすすめです。SFAを活用することで、営業担当者の負担を軽減し、営業活動をより効率的に行うことができます。

今回は、Excelでの営業管理を効率化するにあたってSFAがどのように役立つのかをご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

Excel営業管理の限界

営業活動において案件管理や進捗管理を行う目的は、課題の発見・解決や営業効率化、売上向上などです。これらの目的を達成するためには、単にデータを入力して管理するだけでなく、適切にデータ分析を行う必要があります。

適切なデータ分析のためには、随時データを入力・更新していくことが重要です。また、社員間・部門間でのデータ連携も重視すべきでしょう。しかし、Excelでの営業管理では限界があり、効率的なデータ分析につなげることが難しいと言えます。Excel営業管理にどのような限界があるのか、具体的に押さえておきましょう。

データ連携に限界がある

Excelでの営業管理では、各営業担当者が個別にファイルを管理するケースが多く、データの一元管理が難しいという難点があります。また、入力された顧客情報などを検索しづらかったり、社員や部門によって入力フォーマットが異なりうまく紐づかなかったりといった問題も起こり得るでしょう。

その結果、同一顧客の情報が複数のファイルに分かれてしまい、データの重複や入力漏れが起こりやすくなります。
また、営業戦略を策定するために全案件の進捗状況を把握する際には、個別のファイルを開いてデータを集計する必要があり、非常に手間がかかります。
これらは、適切なデータ分析につなげるには大きなデメリットだといえるでしょう。

案件情報のリアルタイム更新が難しい

Excelでの営業管理の場合、データの更新に手間がかかるというのも難点です。外出先で、たとえば客先で商談を終えたあとすぐに更新するといったことは難しく、基本的に帰社後にデータ入力作業を行う必要があります。

また、入力したデータをほかの社員がリアルタイムに見ることはできません。データを共有するためには、コストをかけて共有ストレージを管理する必要があります。営業戦略の策定や営業活動の効率化においては、このことが弊害となる可能性が考えられます。

SFAを活用するメリット

営業の案件管理・進捗管理は、SFAを活用することで大幅に効率化できます。

たとえば、Excelでの営業管理では、営業担当者ごとにファイルを管理することでデータが分散してしまいがちです。そのため、全体の進捗状況を把握するのに手間がかかり、売上予測や営業戦略の策定が難しいという課題があります。

その点、SFAでは営業活動に関するデータを一元管理・可視化できるため、全体の進捗状況をリアルタイムで把握することができます。これにより、売上予測や営業戦略の策定をより精度高く行うことができるようになります。

営業担当者にとっても、入力作業を自動化できる機能により事務作業を効率化できるというメリットがあります。また、データ入力のルールを定めることで、入力漏れや入力ミスを防止することもできます。

さらに、Excelでの営業管理ではデータ共有に手間がかかるという課題がありますが、SFAではデータ共有機能を利用することで営業担当者や管理者が簡単にデータを共有することができます。これにより、ほかの営業担当者の案件を参考にスキルアップを図ったり、過去に別の担当者がアプローチした際のデータを活かすこともできます。

分析機能が充実している点も、ExcelにはないSFAの特徴だといえるでしょう。Excelではデータ分析を行うための機能が限られていますが、SFAには営業活動に関するデータ分析の機能が搭載されていることが多く、営業活動に関するデータを分析し課題を深く把握するのに役立ちます。

SFAの機能やメリットについてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もぜひご覧ください。

【関連記事】
営業支援システム（SFA）とは　機能からメリット・デメリットまで徹底解剖

上記のようにさまざまなメリットのあるSFAですが、今までExcelで蓄積したデータがあるため切り替えるのが難しいというケースも多いのではないでしょうか。そこでおすすめしたいのが、ExcelとSFAの連携機能です。

ExcelのデータとSFAのデータを連携することにより、Excelでの操作でデータを更新したり、Excelからデータを確認したりできるようになります。ExcelとSFA両方のメリットを活かし、それぞれのデメリットを補える優れた機能ですので、Excelでの営業管理に限界を感じているもののSFAへの切り替えはハードルが高いという方は、ぜひ検討してみてください。

まとめ

ここまで、Excelでの営業管理の限界やSFAを活用するメリットについてご紹介しました。

Excelは営業管理に欠かせないツールですが、Excelでの営業管理にはデータ連携やリアルタイム更新の面で限界があります。SFAを活用することでこれらの限界を解決し、営業管理の効率化や売上向上につなげることができます。

SFAを導入する際には、自社の営業活動に必要な機能を備えているかどうかをよく検討することが大切です。

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