営業マンの業務効率化につながる業務プロセス改善の方法

事務作業や会議に時間を取られて営業活動に時間を割けない、残業が多く身体的・精神的負担が大きいといった悩みを抱える営業担当者は多くいます。
このような悩みを解決するためには、業務効率化のための業務プロセス改善が必要です。

今回は、限られた時間の中で効率よく業務をこなすために必要なプロセス改善について、必要な準備や改善すべき内容、おすすめのシステムなどをご紹介します。
ぜひ業務効率化の参考にしてみてください。

なぜ営業の効率化が大切なのか

営業の業務効率化は、書類作成や社内ミーティングなど営業活動に付随する業務の負担を減らし、営業担当者の本分である商談や顧客フォローに費やせる時間を増やす作業です。

業務効率化を行うと、営業活動の時間を多く確保できるようになるため売上の増加を目指せるほか、営業の質や顧客満足度の向上につながります。さらに、事務作業の量が減ることで残業時間を減らせたり、精神的な負担の軽減も期待できます。

また、これらの効果が従業員の満足度向上や離職率の低下につながるということもメリットの一つです。

業務効率化のための準備

実際に業務プロセス改善を行う際には、しっかりと準備をすることが大切です。より高い効果を生むためにも、準備すべきポイントを確認しておきましょう。

目標を設定する

まずは現状の解決すべき課題を把握し、どう改善したいかという目標を設定する必要があります。現場の営業担当者から普段行っている業務の工数やかかる時間などをヒアリングし、洗い出した課題点をブラッシュアップして目標を定めましょう。

目標は、「営業業務の負担軽減」などの漠然としたものや「利益率向上」などの大きなものではなく、「残業時間を半分にする」など具体的かつ目指しやすいものにするのがおすすめです。

プロセスマッピングを実施する

プロセスの流れを図として可視化するプロセスマッピングを実施すると、業務プロセス改善の内容を適切に設定しやすくなります。現在、行っている業務の手順や仕事内容を洗い出し、付箋紙などを使って1枚につきプロセスを1つ書いて行き、並べて図を作成してみましょう。

改善すべきポイントを正しく把握するためにも、実際に行っている業務の流れを可視化してみることが大切です。

ツールやソフトウェアの導入を検討する

昨今は「営業DX」も叫ばれ、デジタルツールを利用した業務効率化が多くの企業で取り入れられています。商談から受注までの業務を効率化するSFA・特に顧客との関係性の構築に役立つCRM・見込み顧客の獲得から受注につなげるまでの過程を自動化できるMAといったシステムを導入することで、事務作業や社員同士の情報共有などを効率よく行えるようになります。

営業業務を支援するシステムを導入することで、これまで属人化していた作業をほかの人でも対応できるようになったり、過去事例の分析などにより全体のスキルアップにつなげられたりする点も大きなメリットです。

業務効率化における社内コミュニケーションの改善

業務効率化には現状の業務を可視化することが大切ですが、それには社内でのコミュニケーションが円滑であることが必須だといえます。可視化を進めるにはどのような改善が必要か確認しておきましょう。

チーム間の情報共有の改善

社内コミュニケーションとは、今行っている業務内容や進捗状況、アプローチしている顧客についてなどの情報を確実に共有することです。これにより、お互いの業務について効率化できる箇所を発見したり、業務を分担することなどが可能になります。

また、情報共有がスムーズだとスケジュールも可視化しやすく、ミーティングなどの日程調整も手間が軽減されます。社員同士の情報共有を行いやすくするには、顧客とのやりとりの記録やスケジュールなどを登録できるシステムを導入するのがおすすめです。

レポートの統一化

営業担当者は、その日の業務や顧客とのやり取りを報告するレポートを記録しているケースも多いでしょう。しかし、そのフォーマットが営業担当者や部署によってバラバラだと情報の共有がしづらくなり、せっかくのレポートを活かせない場合もあります。

使用するソフトや書式などを統一すれば、共有したりほかの人のレポートを見たりといった作業がしやすくなります。統一化や共有を簡単に行いたい場合は、レポート機能のついた営業支援システムを導入すると良いでしょう。

顧客とのコミュニケーションの改善

意外に業務を圧迫していることが多いのが、情報収集段階の見込み客からの問い合わせに対する対応です。ホームページに細かい情報やよくある質問を掲載したり、カタログをPDFでダウンロードできるようにすれば、この手間を減らすことができます。

また、見込み客のフォローに時間をかけすぎないよう、どの程度まで対応するか決めておくのも良いでしょう。

タスクをより効率化するために導入すべきシステム

営業業務においては、システムの導入で簡単に効率化できる作業が多くあります。
ここでは、中でもおすすめのシステムについてご紹介します。

CRMシステム

CRMは「顧客管理システム」とも言い、主に受注後の顧客管理を行うシステムです。
顧客の情報を一元管理できるほか、商品やサービスを継続的に利用してもらうためのマネジメントに役立つため、これまで知識やトークスキルなどに依存していた属人的な作業を誰でも行いやすくなります。

電子メール自動返信システム

顧客からの問い合わせメールなどに自動で返信してくれるシステムもおすすめです。
休日や営業時間外のメールに対して翌営業日に対応する旨の自動返信をしたり、問い合わせに対して受付メールを自動返信したりすることで、レスポンスの遅れによるトラブルを減らせるなどの効果があります。

ドキュメント管理システム

契約書や提案書などの書類や共有したい資料などをクラウド上に保存・閲覧できるドキュメント管理システムは、テレワークの増えた現代では非常に重要なシステムです。
自宅でも会社でも、またシステムによってはモバイル端末からもアクセスできるため、場所を問わず情報共有が可能になります。

ワークフローシステム

休暇申請や稟議の手続き、交通費・経費の精算などをデジタル化するワークフローシステムも、ぜひ取り入れておきたいシステムの一つです。特に複数の人物が承認しなければならない稟議などは、デジタル化することで待ち時間の軽減に役立ちます。

また、ペーパーレスを実現できるため印刷の手間などが省けるほか、検索機能を使って過去の情報を調べられるというメリットもあります。

まとめ

業務プロセス改善には手間や費用がかかりますが、売上や顧客・従業員の満足度向上、スキルアップなどにつながる重要な取り組みです。営業マンの負担が大きいと感じている場合や業績アップの方法について悩んでいる場合は、ぜひ業務プロセス改善を試してみてください。

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