営業部門の情報共有を効率化するには？～ポイントやおすすめの方法をご紹介～

「営業部門内での連携が上手く取れていない」と、お悩みではありませんか？

担当者同士の競争意識が高いことや、時間的な余裕がないことなどで、営業組織内の情報共有に課題を感じている方もいるかもしれません。

本コラムでは、営業部門での情報共有を効率化するための方法やポイントについてご紹介します。

営業部門の情報共有とは

営業業務においては、顧客との商談、会議、上司への報告など、さまざまな場面で多種多様の情報が飛び交います。
営業部門の情報共有とは、そうした営業業務で発生した情報を部門内で共有することです。

ここからは、営業部門における情報共有の目的と、共有すべき項目について見ていきましょう。

営業部門の情報共有の目的

営業部門で情報共有を行う際に大切なのが、情報共有の目的を把握することです。
営業部門で情報共有を行う主要な目的として、以下のような項目が挙げられます。

• 営業戦略を練るため
• チーム内の連携を図るため
• 業務効率化のため
• 属人化防止のため
• 顧客への対応力を上げるため

営業部門で情報共有の効果を高めるためには、企業が掲げる目標や、現在の課題点や問題点を洗い出すことが大切です。

情報共有を行うことで「どんなメリットがあるのか」「何が解決できそうか」といった観点から、情報共有の目的を定めておくと良いでしょう。

営業部門で共有すべき項目

営業の結果や成果だけの報告では、どのようなプロセスを経て現状に至ったのかが不明瞭です。
共有した情報を営業活動に活かすために共有すべき情報項目は、具体的に以下の通りです。

• 顧客情報
• 案件の詳細
• 成功事例・失敗事例

チーム全体で成果を上げるためには、これらの情報をできる限り詳細に共有しておくのが望ましいといえるでしょう。

たとえば、進行中の商談について共有する場合、商談がどこまで進んでいるかといった情報のほかにも、営業担当者が感じた所感なども一緒に共有してことで、ほかの担当者も対応しやすくなったり、受注予測を行ったりするための材料になります。

また、成功事例や失敗事例から、なぜそういった結果になったのかを分析することで、今後の営業活動に活かせます。

営業部門で情報共有を行うメリット

営業部門で情報共有を行うことで、「業務の属人化解消」や「営業業務の効率化」といったメリットが受けられます。

業務の属人化解消

営業職は顧客ごとに担当が割り振られることが多く、属人化しやすい業務です。
ただし、個人プレーで営業を行うと、成績の良い営業担当者とそうでない担当者の差が埋まらず、部門全体としての営業成績向上につながりません。また、ほかの担当者では問い合わせなどに対応できなくなってしまったり、業務の不透明化につながったりと、デメリットが生じやすくなります。

営業部門で情報を共有し合える環境であれば、担当者以外でも業務に当たることが可能です。昨今ではITツールを使って情報を共有し、チームで連携するケースも増えています。情報共有を行うことで、営業施策の課題点を見つけ出すことができたり、担当者不在時にも対応を進められたりと、自己完結しがちな業務をチーム全体で進めることができるのです。

営業業務の効率化

営業部門で情報共有ができれば、業務の効率化を促進できます。なぜなら、情報共有の仕組みを作ることで、把握できていない情報を確認するための時間的コストを削減できるためです。

営業部門で情報共有を行うときのポイント

営業部門で情報共有を行うときのポイントをご紹介します。

情報共有のルールを作る

営業業務は個人の裁量によるところが多い業務です。そのため、あらかじめ情報共有のルールを作っておかないと、情報共有を行う範囲にバラツキが生じる原因となります。チーム内でスムーズに業務を進められるように、ルールを策定しておきましょう。

とはいえ、あまりに厳しすぎるルールをつくるとかえって窮屈になってしまい、業務を進めづらくなる可能性もあります。「訪問営業したら、その際の印象を一言伝える」など、まずは簡単に実施できるルールから導入してみましょう。

効率的に情報共有できる仕組みをつくる

情報共有を円滑に行うためには、最初に仕組みを作っておくことが肝心です。顧客情報や案件状況、アポイントなどの情報を管理できるテンプレートを準備しておくと良いでしょう。共有された情報を整理しておくことで、チームで状況を把握しやすくなります。

効率的な情報共有を行う際に便利なのは、ITツールの活用です。ITツールを使えばスムーズに情報を共有できるため、チームで連携が取りやすくなります。

営業部門の情報共有ツールにはSFAツールがおすすめ

営業部門で情報共有ツールを導入するなら、SFAツールがおすすめです。
SFAとは「Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション）」を略した言葉で、営業支援システムを指します。

SFAを導入すれば、「営業活動の見える化」が実現し、情報共有の効率化によって営業力の強化につなげることができるのです。
商談件数や見込み件数、成約率などを数値として可視化できるようになれば、効率的な営業活動が実現します。

また、組織内のコミュニケーション活性化にも役立てられるのがSFAのメリットです。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどで簡単にやり取りができるツールもあり、現場で営業活動に従事する社員が使いやすくシステム設計されたものを選ぶこともできます。

SFAツールを導入する際のポイント

目的を明確にする

SFAツールの導入を検討する際は、目的を明確にしておくことが大切です。
近年、企業のDX推進に伴ってSFAツールへの関心が高まっています。しかし、曖昧な目的のもとでSFAを導入すると、失敗につながる恐れがあります。せっかく導入しても活用されないのであれば、意味がありません。

まずは、「SFAツールの導入によって自社のどんな課題を解決するのか」という視点に立って考え、社内で適切に活用できるものを選定しましょう。

意義や目的を社員に周知する

SFAツールを導入する際は、導入の意義や目的を周知しておきましょう。
営業担当を任された人の中には、自分だけのノウハウや得られた情報などは秘匿しておきたいと考える人もいます。営業部署全体で理解が得られるよう、営業業務で発生した情報やプロセスを開示することで得られるメリットを説明し、意義や目的を認識してもらうことが大切です。

周囲からのサポートが得られやすくなることや、「SFAツールを用いて適切な情報共有を行う姿勢が社内で評価される」といったメリットを説明するなど、納得してもらえる説明を行ないましょう。

まとめ

今回は、営業部門の情報共有の効率化をテーマにおすすめの方法やポイントをご紹介しました。
営業部門全体の成績を向上するためには、情報共有が鍵となり、これを実現できるのがSFAツールです。

SFAツールの導入を検討されている方におすすめなのが、NTTデータ イントラマートの「DPS for Sales」です。現場の営業が使いやすいようにUX/UIを追求して作られた営業支援ツールで、入力作業の負担や手間を軽減し、直感的に操作できるようになっています。情報共有にも最適で、SNSのような感覚で利用できます。

SFAツールをご検討の方は、ぜひお気軽にお問合せください。