SFAの日報機能を活用した営業活動の改善方法
多くの企業が、営業担当者に対し日報を提出するよう求めていますが、日報作成に時間がかかる、面倒といった営業担当者の不満や、紙媒体で管理しているため保管に場所を取るなどの問題も発生しています。また、せっかくの日報を参考にすることなく無駄になっているケースも多いです。
そこで今回は、これらの問題を簡単に解決できる方法として、SFA(営業支援システム)の日報機能を活用した業務改善についてご紹介します。
日報作成の必要性について
日報作成は、その日に行った営業活動や顧客とのやりとりを振り返り、整理するために重要な作業です。また、上手に活用すれば、仕事の進捗や顧客の意見、問題点などの可視化ができ、業務効率化や営業活動の質向上につながります。
ほかにも、日報のデータがすべての営業担当者に共有され、過去のデータも閲覧できる状況になっていれば、別の営業担当者が以前アプローチした顧客とのやりとりを把握して商談に望むといったことも可能です。さらに、優秀な営業担当者のノウハウを日報から吸収することもできるでしょう。
日報を最大限に活かすためには、デジタル化は不可欠です。デジタル化といっても単にデータで残すだけでなく、効率よく情報共有するためには、フォーマットの統一や過去データの検索ができる必要があります。こういった要素を簡単に取り入れられるのが、SFAの日報機能です。
SFAで日報管理をする上で必要な機能一覧
では、日報を最大限に活用するためには、どのようなSFAを導入すれば良いのでしょうか。
SFAで日報管理をする上で必要な機能を確認しておきましょう。
日報テンプレート
業種や重視したい項目に合わせたテンプレートを使用できるSFAなら、日報の統一化を簡単に実現できます。
さらに、細かい項目までカスタマイズできるものであれば、不要な項目をなくすことで日報作成の手間を省けます。
外出先からの日報記入
スマートフォンやタブレットから入力できる機能があれば、外出先からも日報を作成できます。直帰の日でも日報を作成できるほか、顧客との商談などが終わった後すぐに日報に記入することもできるので、一度メモにまとめたり細かい内容を忘れてしまったりといった手間や問題の解消につながります。
上長への通知・承認
上長への通知や承認をリアルタイムで行える機能も、業務効率化には欠かせません。
OKが出た時点で共有されるため、問題点の発見やノウハウの共有なども素早く行えます。
日報の社内共有
業務の可視化や営業活動の改善につなげるためには、社内で共有できる機能が必要です。
可能であれば他部署とも共有することで、より幅広い視点から業務改善を行えるようになるでしょう。
名寄せ
同一顧客に関する日報を集約する「名寄せ」を自動で行う機能があれば、手作業で行う必要がなく、過去の履歴の振り返りに費やす時間を削減できます。
SFAで日報管理をするメリット
日報作成は非常に重要な業務であるためなくすことは難しいですが、作成に時間や手間がかかると営業担当者の大きな負担となってしまいます。SFAを導入することでその作業をどのように効率化できるのか、そのメリットをご紹介します。
日報の記入漏れ・紛失リスクが減る
SFAの日報機能は、文書作成ソフトに一から記入する場合などと異なり、フォームに入力していく形式であることがほとんどです。決められた項目を順に入力していけば良いため、記入漏れが防げます。
また、データが自動的に蓄積されていくため、紙や個別のファイルで保存する場合のような紛失のリスクもほぼありません。
日報の検索や保存が容易になる
たとえば、紙の日報であれば、過去の日報を探すのは困難です。データで保存している場合でも、ワープロソフトなどを使った日報であればうまく検索できなかったり、膨大な時間がかかったりしてしまいます。その点、SFAなら顧客名などのキーワードで簡単に検索できます。
SFAの日報機能は、長期にわたり保存しても場所を取らないということもメリットです。紙のようにスペースを圧迫したりすることなく何年分ものデータを保存できます。
外出先から日報の記入ができる
先程もご紹介したように、外出先から日報作成できる点はSFAの非常に大きなメリットです。
移動中などの空き時間を活かして日報作成ができるほか、日報のためだけに帰社するという手間もなくなります。
日報を全社でタイムリーに共有できる
日報は社内で多くの人に共有することがとても大切ですが、紙の日報では共有は困難です。
SFAなら承認されたものから順次全社に共有されるので、タイムリーかつ幅広く閲覧してもらうことができます。
日報の閲覧・承認・管理が効率化する
上長の承認もSFAなら簡単な操作で行えます。
未承認のものの確認などもスムーズで、閲覧・承認・管理といったプロセスが効率的になります。
SFAで日報管理をするポイント
SFAで日報を管理する場合は、重要なポイントがいくつかあります。
日報管理の機能が充実したSFAを導入する
入力のしやすさ、データ集計・分析機能、カスタマイズ機能などはSFAによって異なります。機能が充実しているのはもちろん、会社の業務内容などに適したSFAを選ぶことが大切です。
日報作成の習慣を根付かせる
優れたシステムがあっても、営業担当者が日報作成を続けてくれなければ効果がありません。
商談内容や売上などのデータが蓄積すれば業務改善や営業の質向上に役立つということを説明するなど、日報作成の習慣を根付かせるよう働きかけましょう。
日報の共有体制を整えて活用する仕組みを作る
日報は、共有や分析をしっかり行ってこそ効果を発揮するものです。日報作成自体が目的となってしまわないよう、共有や活用の体制を整えてからSFAでの日報作成を導入することをおすすめします。
SFAで日報管理をする際の注意点
SFAで日報を管理するには、注意すべきポイントもあります。せっかくの日報機能を無駄にしないためにも、きちんと対策を行いましょう。
営業が入力しやすいか社内確認してから導入する
便利な機能が多くても、営業担当者にとって使いづらかったり、利用しない機能ばかりだと逆効果です。
実際に営業担当者に試してもらい、使いやすさを確認してから導入すると良いでしょう。
外部環境からのログインに対応しているSFAを選ぶ
外出先からの日報作成はSFAの大きなメリットですが、社外からのログインに対応していなければ実現できません。
外出先でも入力できるようにしたい場合は、外部環境からのログインやスマートフォンでの操作に対応しているかしっかり確認しましょう。
入力後のデータを放置せず、改善に活用する
日報のデータが活用されていなければ、営業担当者も日報作成のモチベーションを失いかねません。フィードバックをしたり、日報を元に業務改善について話し合う機会を設けたりなど、しっかりと活用することが大切です。
まとめ
SFAの日報機能を導入すれば、日報作成や管理の手間を省くことができます。その効果を最大限に発揮するためにも、今回ご紹介したポイントなどをしっかりと押さえておきましょう。
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