テレワークを成功させるための必須ツール8選

テレワークを成功させるための必須ツール8選

新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、日本でもテレワークが急速に広がっています。公益財団法人 日本生産性本部が発表した調査※によれば、「コロナ禍収束後もテレワークを続けたいか?」という問いに対し、「そう思う」が24.3%、「どちらかといえばそう思う」が38.4%で、肯定的な意見が6割を超えており、今後テレワークという勤務形態が市民権を得る可能性を示唆しています。

ただ、オフィスとは環境の異なる自宅などでは、社員同士や取引先、顧客などとのコミュニケーションの取り方や、情報・資料の共有方法などで勝手が違い、スムーズにいかない場面も出てきます。

そこで本コラムでは、テレワークによる業務に必ず役立つツールを、使用シーンとともにご紹介いたします。

※第1回 働く人の意識調査 新型コロナウイルス感染症が組織で働く人の意識に及ぼす影響を調査(公益財団法人 日本生産性本部)

テレワーク導入前に検討するべきポイント

テレワークという新しい業務形態を導入するためには、大きく「ルールを決める」「環境を整える」「ツールを選ぶ」の3つの準備が必要になります。

ルールを決める

まず、新しい勤務形態に合わせた就業についてのルール整備です。

おもにオフィスに出社しなくなることで今までの方法では把握が難しくなる「就業時間」と「業務」の管理に関するルールを決める必要が出てきます。管理職が「誰が、いつ、どのくらいの時間、働いているか」「個々の業務の進捗」を把握するために、具体的な方法と実施ルールを決めましょう。

さらに、必要に応じて、データの扱いやオンラインミーティングなど細かい業務に関するルールや人事評価ルールなどについても整備を進めると良いでしょう。

環境を整える

自宅や、場合によってはサテライトオフィスやカフェなどで業務を行う場合も含め、それぞれオフィスに近い環境を整えて就業させる必要が出てきます。

デスクやチェア、PCなどのOA機器、ネットワークや電話といった通信環境は最低限必要になるでしょう。特にPCに関しては、個人所有のPCを使用する場合、OSやアプリケーション、ファイアウォールなどのソフト面も整備する必要があります。

ツールを選ぶ

テレワークは社員同士がデスクを並べて業務に就くオフィス環境とは異なり、一人ひとりが別々の場所に離れて仕事をすることになります。

そのため、今までならその場で聞いて解決できたような些細な疑問も、テレワークではわざわざ連絡を取らなければ解決できなくなります。また、これまでなら集中力が切れたときなどに、ちょっとした雑談で気分転換できていた部分が期待できなくなります。

連絡手段としてメールや電話といった従来の方法もありますが、より手軽に気軽に使えるようなツールを導入するのがベターです。

また「紙の資料を回覧する」といったアナログな情報共有ができなくなるため、代わる共有方法を検討する必要が出てきます。場合によっては、これまでのファイルサーバを増強したりクラウド化したりといった対応も必要になってくるでしょう。

さらに、顔を突き合わせて行う会議やミーティングなどをリモートで行うためのシステムも導入する必要があります。

テレワークに役立つツール8選

テレワーク導入のために準備すべきことをご紹介しましたが、検討事項の多さやコスト面が気になる方もいらっしゃるでしょう。金銭コストについては、政府や自治体によるテレワーク推進のための補助金や助成金などもありますし、無料で利用できるツールもありますので、ぜひ積極的に活用しましょう。

ここからは、テレワークの実践に欠かせないツールをご紹介します。

1. Web会議ツール

通常の社内での会議やミーティングはもちろん、営業での商談の際にも使えるのがWeb会議ツールです。さまざまな事情があってもなお、商談では相手の顔を見て話さないと納得できないという対面至上主義のビジネスマンは多くいるため、テレワーク導入時には必須のツールといえるでしょう。

Zoom

Zoomは米国発のWeb会議システムで、主宰者が参加者へURLを送り、受け取った側がURLをクリックすると会議室へ入室できるという仕組みになっています。Web会議中の動画や音声をクラウド上に保存することができます。

自宅からの接続時、背景に写る室内が気になるという方におすすめの機能が「バーチャル背景」で、背景に画像や動画を表示することができます。

同時接続100人まで、グループミーティングは40分までという制限付きですが、無料で利用することもできます。

Webサイト

2. チャットツール

前章でもお伝えしましたが、テレワーク時は従業員間でのコミュニケーション・ハードルが上がります。

チャットツールを使えば、メールのように送受信に手間がかからないためタイムラグが起きにくく、リアルタイムにやり取りできます。社内でのコミュニケーションはもちろん、取引先など社外とのコミュニケーションも円滑にしてくれるので、ぜひ活用しましょう。

Chatwork

Chatworkは国産のチャットツールです。テキストのほかファイルや絵文字の送信も行えます。また「タスク管理」機能があり、担当者と期日を指定してタスクを掲示し、終了したら削除することでタスクを管理できます。

1対1のコミュニケーションのほか、グループを作ることができ、グループ内での情報共有が簡単に行えます。

無料プランでは、作成できるグループ数に上限があるなど機能に制限があります。有料プランは、パーソナルプランが1ユーザー月額400円で、さらに上位にビジネスプラン、エンタープライズプランがあります。

Webサイト

3. グループウェア

グループウェアとは社内で情報共有やコミュニケーションを取るためのツールで、これ一つでさまざまな機能が使用でき、業務で必要なアプリケーションが集約されたツールといえます。

たとえばスケジュール管理や勤怠管理、ファイル共有、ワークフロー、社内SNSなどが搭載されており、自宅からもオフィスと変わらない業務環境を利用できます。近年ではブラウザから利用できるタイプのグループウェアが主流で、インストール不要で手軽に利用できるようになっています。

kintone

kintone

ワークスタイル変革に積極に取り組むサイボウズ株式会社が提供するグループウェアで、マルチデバイスに対応しておりテレワークに最適です。通知やスレッド機能があり、スピーディーな情報共有が可能になっています。

プロジェクトごとにメンバーを設定できるほか、社外のメンバーを招待できるゲストスペースが設けられています。

費用は1ユーザーにつき月額780円からで、30日間の無料お試し期間が設けられています。

Webサイト

4. オンラインストレージ

業務に必要なファイルを関係者に共有する際、メール送付では時間がかかりますし、セキュリティ面にも心配があります。また、送受信できるファイスサイズの上限も気になります。

オンラインストレージなら動画ファイルなどのデータもファイスサイズを気にせずスムーズにやり取りできます。また共有だけでなく、オンラインストレージを介して編集を依頼し、対応するといったことも可能です。

また、オンラインストレージを活用すれば、社内のファイルサーバを増設する手間やコストの削減につながる場合もあります。

Googleドライブ

Google社が提供するオンラインストレージです。普段業務でMicrosoft Officeを使用している企業なら、WordやExcelに対応するGoogleドキュメント、Google スプレッドシートといったアプリケーションが使える上、それぞれ共同編集機能がついているので、違和感なく使用でき、利便性も高いでしょう。

Googleアカウントを持っていれば無料で15GBまで利用可能で、それ以上の容量を使用する場合は有料プランの契約が必要となります。

Webサイト

5. SFA/CRM

テレワークであっても、商談の状況や顧客対応の履歴などは部門間でリアルタイムに正確に把握しておきたいもの。ここでギャップが生じてしまうことで、売上減少のリスクが生じかねないからです。

正確でリアルタイムな情報共有のために活用したいのが、SFAやCRMなどのツールです。営業や顧客サポートのような、顧客・社員とのコミュニケーションが多く発生する職種で特に必須といえます。

もともと、外出が多くオフィスにいない営業職の利用を前提として作られたツールであるため、テレワークとの親和性は高く、顧客データベースへのアクセスや書類の提出、社内でのメッセージのやりとりがネットワーク上で行えます。

intra-mart DPS for Sales

intra-mart DPS for Sales

intra-mart DPS for Salesは、既存のSFAの課題を解決しながらSFA本来の導入目的を達成することを目指すSFAで、株式会社NTTデータイントラマートが提供しています。

Excelで作成した既存の帳票をそのまま登録できる上、SFAと帳票のセルを紐づけることでSFAに入力された値がリアルタイムに帳票に反映されるため、帳票作成の工数を大きく削減できます。また、顧客情報は名刺をスマホのカメラで撮影することで簡単に取り込め、会った回数やそのときの商談内容などをボタン一つで呼び出せます。

利用料金は、すべての機能が利用できる「フルユーザー」と、参照と活動に対するコメント・ライク!のみ可能な「ユーザライセンス」に分かれており、それぞれにクラウド、プライベートクラウド、オンプレミスの3つの提供形態が用意されています。クラウド型の「フルユーザー」で月額4,500円となっています。

Webサイト

6. 勤怠管理システム

出退勤や勤務時間の管理をシステム化する会社は増加傾向にありますが、いまだにタイムカードを使っている会社も多いのではないでしょうか。

テレワークの場合、業務を行う社員を実際に見られるわけではないため、本来は業務時間なのに仕事をしていなかったり、逆に勤務時間を過少申告したり、ということも起こりえます。これを防ぐために、タイムカードとは別の方法で勤務の証跡を残す必要があります。

KING OF TIME

KING OF TIMEはヒューマンテクノロジーズ社が提供する勤怠管理システムです。PCはもちろん、スマートフォンや携帯電話からも打刻でき、打刻データは即時に集計されます。また、休暇の申請やシフト管理、外部サービスとの連携などの機能も豊富に取り揃えています。

価格は一人あたり月額300円で、毎月打刻した人数分だけの支払いとなります。サポート付きの30日間無料体験も可能です。

Webサイト

7. リモートデスクトップ

テレワークのためには、社外にノートPCを持ち出す必要があります。しかし、置き忘れやネットワークなどのセキュリティ面で不安を感じてる会社は少なくないでしょう。また、デスクトップ型のPCを使っていて簡単には持ち出せないため、テレワークに移行できないという場合もあるでしょう。

これらの問題を解消する手段の一つとして、リモートデスクトップがあります。リモートデスクトップとは、インターネットで社内にあるPCにアクセスし、社外の端末から操作する仕組みのことです。PC本体を社内に置いたまま操作ができるため、PCの持ち出しが難しい場合もテレワークを実施することができます。

RemoteView

RemoteViewはRSUPPORT株式会社が開発したリモートデスクトップツールです。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスに対応しています。また、操作したいPCのオンオフを外部から切り替えられるため、テレワーク期間中ずっと電源をつけたままにする必要がなく、節電も期待できます。

小規模オフィス向けのStandardプランと大規模向けのEnterpriseプランがあり、14日間の無料トライアルも利用できます。

Webサイト

8. ワークフロー

社内での手続きを紙と判子で行っている会社は数多くありますが、勤務形態がテレワーク中心になった影響で手続きがスムーズに進まなくなった人もいるのではないでしょうか。

ワークフローは、このような申請・承認の手続きを電子化するためのツールです。いつでもどこでも申請内容を確認できるので、テレワーク中でも滞りなく業務を進められる上、紙運用をなくしてペーパーレス化も実現可能です。

全ての手続きをすぐにワークフローに移行するのは難しいので、まずは特に頻度の高いものから置き換えていくとよいでしょう。

intra-martワークフロー

intra-martのワークフローは国産のワークフローシステムで、プラットフォーム(システム共通基盤)の一機能として提供されています。

ブラウザ上で申請画面や承認フローを作れるため、プログラミングに詳しくなくてもシステムを構築することができます。また、既に社内で運用しているシステムとの連携も柔軟にできるため、業務の流れを一元管理することができます。

利用料金は、クラウド版の場合月額273,500円から利用することができます。

Webサイト

まとめ

オフィスとは環境の異なるテレワークでは、環境整備やツール選定いかんによってその成果が大きく変わってきます。テレワークの際は、ルールを策定し、自社に合ったツールを導入して、業務効率化・生産性向上を実現しましょう。

これからテレワークの導入を検討されている企業様も、すでに導入済みで環境整備の途上だという企業様も、上でご紹介したツールを参考にテレワーク時の就業ルールやインフラの整備を推進してみてください。

3分でわかるDPS for Sales